Wie für praktisch alle Wirtschaftszweige, war die schnelle Verbreitung des Covid-19-Erregers und die erforderlichen Präventions-Maßnahmen auch für die Bürobranche eine einschneidende Erfahrung. Es galt, gewohnte Abläufe neu zu bewerten und in kürzester Zeit anzupassen. In praktisch jeder Bürogemeinschaft, jedem Coworking Space und jedem Business Center waren die Betreiber gezwungen, Prozesse umzustellen und das gewohnte Angebot zu reduzieren, um eine etwaige Gefährdung für Nutzer, Mitarbeiter und die wirtschaftliche Existenz zu minimieren.

Konkret von Infektionen betroffene Standorte mussten den Betrieb vorübergehend ganz einstellen. Gerade junge Anbieter, die noch mit dem Aufbau ihrer Community und dem Erreichen des Break-Even beschäftigt waren, wurden hart getroffen. Fehlende Umsätze durch fest eingeplante Veranstaltungen und Konferenzraumbuchungen, im Catering, aber auch abspringende Nutzer, stellen hier die erste (sehr) große Bewährungsprobe für das wirtschaftliche Konzept dar. Coworking Spaces, die von ihrer Geschäftigkeit leben und in denen direkter Austausch den besonderen Reiz ausmacht, funktionieren zwangsläufig anders, wenn Social Distancing und größtmögliche Vorsicht an der Tagesordnung sind.

Die aktuelle Fragestellung

Neben behördlich angeordneten Einschränkungen ist es vor allem die allgemeine Verunsicherung auf Seiten der Nutzer, die eine solche Situation zu einer besonderen Herausforderung macht. Private, vor allem gesundheitliche Unwägbarkeiten, stehen für den Einzelnen zunächst im Mittelpunkt. Und dann sind es die allgemeinen wirtschaftlichen, politischen und gesellschaftlichen Auswirkungen, die unmittelbar Einfluss auf das eigene Handeln haben. Vom Selbstständigen bis zum Großkonzern stehen hier alle Akteure vor den zwei gleichen, grundlegenden Fragestellungen:

1) Inwiefern wird mein eigenes Geschäft - auf kurze und lange Sicht - beeinflusst?

2) Wie reagiere ich, um für zukünftige Krisen besser gewappnet zu sein?

In den ersten Wochen der „Corona-Krise“ haben sich vor allem diejenigen hervorgetan, die Übersicht und Handlungsfähigkeit bewiesen. Handlungsfähigkeit setzt lösungsorientiertes, undogmatisches Denken voraus, aber natürlich auch die richtigen Werkzeuge, um diese Lösungen souverän umzusetzen. Vor diesem Hintergrund rücken zwangsläufig auch Konzepte zur Flexibilisierung der Büroarbeit in den Fokus vieler Entscheider. Beispiele für solche Konzepte sind dezentrales Arbeiten, virtuelle Zusammenarbeit, projektbasiertes Arbeiten oder auch eine Flexibilisierung starrer Kern-Arbeitszeiten.

Ein Sprung ins kalte Wasser

Unternehmen jeglicher Größe, die dezentrales Arbeiten vorher nicht oder nur in engen Grenzen praktiziert haben, wurden in den letzten Monaten ins kalte Wasser geworfen. Viele von ihnen stellten dabei aber fest, dass sie, mit den richtigen Werkzeugen, durchaus produktiv weiterarbeiten können. Der vorübergehende, schlicht alternativlose Abschied aus dem angestammten Firmenbüro hat sich in vielen Fällen als durchaus geglücktes Experiment herausgestellt - wenn auch vor einem ernsten Hintergrund.

Vor allem durch die bereits fortgeschrittene Digitalisierung in vielen Branchen sind die Voraussetzungen heutzutage sehr gut, die Zusammenarbeit im Unternehmen unabhängig von Ort und Zeit zu gewährleisten - ohne, dass Produktivität und Teamchemie darunter leiden. Nach wie vor gibt es viele Betriebe, in denen technisch mögliche Alternativen nicht als solche erkannt werden oder nicht erkannt werden wollen, etwa aus Unsicherheit oder einem bewussten, starren Festhalten an eingespielten Prozessen. Viele Entscheider setzen noch immer körperliche Anwesenheit im Firmenbüro mit Engagement und Loyalität gleich. Flexible Arbeitsplatz-Lösungen, die sowohl den unternehmerischen Erfolg, als auch individuelle Interessen berücksichtigen, können für alle Seiten - Arbeitgeber, Angestellte, Auftraggeber und -nehmer - großen Mehrwert schaffen. Und hier sind nicht zwangsläufig Videokonferenzen zwischen Privatwohnungen gemeint.

Die Sache mit dem Homeoffice

Viele Angestellte, aber auch Selbstständige, haben sich mit dem Corona-bedingten, häufig eilig improvisierten Homeoffice arrangiert oder es sogar zu schätzen gelernt. Der heimische Schreibtisch bietet durchaus greifbare Vorteile gegenüber der täglichen Pendelei ins Firmenbüro: Man spart zunächst einmal Zeit. Auch zieht der ein oder andere das vertraute heimische Umfeld grundsätzlich der Bürosituation vor. Selbstständige sparen sich Kosten für die Anmietung eines externen Schreibtisch. Zur Wahrheit gehört aber auch, dass das Arbeiten in den eigenen vier Wänden für die wenigsten dauerhaft so funktioniert, dass es nicht auch hier zu unerwünschten Effekten kommt.

Unter den Nutzern von Coworking Spaces, die auch die Bedürfnisse von Einzelkämpfern im Auge haben, sind tatsächlich sehr viele „potenzielle Heimarbeiter“. Sie könnten ohne größere Umstände auch von Zuhause aus arbeiten. Besonders die soziale Isolation spricht aber für viele gegen das Homeoffice. Auch eine fehlende räumliche Trennung von Beruf und Privatleben kann schnell Probleme mit sich bringen. Die Wohnung zu verlassen, um eine technisch gut ausgestattete Bürolösung in der Nachbarschaft aufzusuchen, die außerdem eine gesunde Balance aus produktiver Geschäftigkeit und sozialem Miteinander bietet, ist für sie in der Regel die bessere Alternative. Daran dürfte sich auch in Zukunft nichts ändern.

Chancen für Arbeitgeber

Die Entwicklung hin zu dezentralem Arbeiten betrifft aber nicht nur Selbstständige und Freiberufler. In den letzten Jahren hat das Interesse an entsprechenden Modellen und den dazu passenden Bürolösungen auf Unternehmensseite spürbar zugenommen. Immer mehr Arbeitgeber gewähren ihren Angestellten die Freiheit, sich das passende Arbeitsumfeld flexibel auszusuchen. Für den Einzelnen kann das, große Vorteile bringen, besonders, was das Erreichen einer gesunden Work-Life-Balance betrifft. Auch signalisiert das Vertrauen des Arbeitgebers eine gesteigerte Wertschätzung.

Wertschätzung für die gewonnene Freiheit kann sich wiederum für den Arbeit- und Auftraggeber schnell bemerkbar machen: Zum Beispiel, indem sie sich positiv auf die Arbeitsmotivation und Loyalität des Einzelnen auswirkt. Arbeiten abseits des Firmenbüros kann außerdem wertvolle Impulse mit sich bringen: Der Austausch mit dem Umfeld, unkompliziertes Netzwerken und daraus entstehende konkrete Kooperationen können für das Unternehmen zu einem Vorteil werden, der sich letztendlich auch auf die Bilanz auswirkt. Für (temporäre) Projektarbeit haben Unternehmen die Möglichkeit, den Beteiligten an einem bestimmten, firmenexternen Ort den passenden Rahmen für ihre Arbeit zu schaffen. Dieser Rahmen kann sich vor allem für unternehmensübergreifende Kooperationen, die nicht in den firmeneigenen Räumlichkeiten umgesetzt werden können oder sollen, schnell bewähren.

In der Krise und darüber hinaus

Tatsächlich können flexible Bürolösungen wie Coworking Spaces in den unterschiedlichsten wirtschaftlichen Situationen Sinn ergeben: In Wachstumsphasen, in denen schnell gut ausgestattete, sofort verfügbare Bürokapazitäten gebraucht werden, gibt es praktisch keine Alternative, die derart unkompliziert und gleichzeitig ressourcenschonend wäre. Auch in Krisenzeiten, in denen eher Kapazitäten abgebaut werden sollen, entfalten die flexiblen Vertragsmodalitäten ihre Wirkungen, etwa, indem einzelne gebuchte Leistungen vorübergehend pausiert werden. In einer speziellen Situation, wie der jetzigen, in der aus Präventionsgründen der Arbeitsweg ins Büro kompliziert oder erst gar nicht möglich ist, rückt dieses Problem durch die Nähe zum Wohnort in den Hintergrund. Coworking Spaces können in diesem Szenario eine willkommene Ausweichmöglichkeit für das großdimensionierte Firmenbüro sein, dessen Strukturen entzerrt werden müssen. In einem ruhigeren Marktumfeld wiederum bieten flexible Bürolösungen die Möglichkeit, das Unternehmen schlank und handlungsfähig aufzustellen. Neben den bereits aufgezeigten Vorzügen für das Unternehmen und den Einzelnen, lässt sich die gewonnene Flexibilität nutzen, um konkrete Strategien für zukünftige Marktschwankungen zu entwickeln.

Ein Ausblick

Natürlich wird dezentrales Arbeiten und virtuelle Teamarbeit nicht für alle Branchen gleich sinnvoll und praktikabel sein. Und manche Berufsbilder werden auch in Zukunft so gestaltet sein, dass, schon aus praktischen Gründen, das physische Miteinander die absolute Regel bleiben wird. Unternehmen, die sich diesen Trends allerdings trotz des teilweise schmerzhaft klar aufgezeigten Nachholbedarfs weiter verschließen, werden auch in zukünftige Krisenphasen deutlich weniger handlungsfähig sein, als der Wettbewerb. Manchmal braucht es vielleicht den Sprung ins kalte Wasser, um den Kopf frei für Veränderung zu machen. Flexibilisierung kann kein Unternehmen vor zukünftigen Krisen und unvorhersehbaren Geschehnissen schützen. Sie ist aus unternehmerischer Sicht aber vielleicht das beste Mittel, den eigenen Betrieb für die Zukunft abzusichern - und so zumindest eine naheliegende Antwort auf die Frage nach der zukünftigen Ausrichtung.