Mit der stark zunehmenden Verbreitung von Cloud Computing hat sich in den letzten Jahren auch das Arbeiten in Teams deutlich verändert. Wenn alle Mitglieder eines Teams zu jeder Zeit und von jedem Ort aus Zugriff auf alle wichtigen Daten eines Projekts haben, spielt es eine immer geringere Rolle, von welchem Ort aus ein Mitarbeiter arbeitet. Ob Home Office, Coworking Space oder klassisches Firmenbüro – (fast) alles ist jetzt möglich. Doch wie gelingt virtuelle Teamarbeit reibungslos? Und welche Fallstricke gilt es zu umgehen?

Kommunikationskanäle klären

Eine der wichtigsten Voraussetzungen dafür, dass dezentrales Arbeiten gut gelingt, ist eine clevere Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle: E-Mails eignen sich sehr gut dazu, um Ergebnisse zu fixieren. Darum erfreut sich die E-Mail, allen Abgesängen zum Trotz, zu Recht in fast allen Firmen nach wie vor großer Beliebtheit. Als Medium zur Diskussion sind sie aber nicht sonderlich gut geeignet. Und auch um beispielsweise ein Projekt-Kick-Off zu starten, sind E-Mails in der Regel nicht die beste Lösung. Hier ist es klug, sich über Alternativen zum schnellen Austausch und gemeinsamen Arbeiten Gedanken zu machen.

Diskutieren und an Themen arbeiten

Wie man in großen Teams erfolgreich an Themen arbeiten und komplexe Aufgaben diskutieren kann, berichtet Daniel Finaske: Er arbeitet als Account Manager bei Smartly.io, einer international operierenden Firma, deren Mitarbeiter in Helsinki, Berlin, New York, San Francisco, Sydney, Singapur, Shanghai und Buenos Aires sitzen. „Da unser Unternehmen mit seinen 160 Mitarbeitern an so vielen verschiedenen Standorten in verschiedener Zeitzonen angesiedelt ist, haben wir uns für Flowdock zum internen Arbeiten entschieden, weil es neben Einzel- und Gruppen-Chats auch Themen-basierte Diskussionen ermöglicht.“

Taskmanagement

Daneben nutzen die Mitarbeiter des finnischen Start-ups diverse Projektmanagement-Apps wie Trello, Slack, oder Asana, um Aufgaben online zu managen. Auf diese Cloud-basierten Tools haben nicht nur alle Team-Mitglieder Zugriff, sondern teilweise auch die jeweiligen Kunden. So können sich alle Beteiligten zu jeder Zeit auf den aktuellen Stand eines Projekts bringen.

Persönliche und Live-Kommunikation

Bei allen Vorteilen des dezentralen Arbeitens und der virtuellen Zusammenarbeit, gibt es ein paar Situationen, in denen die persönliche Kommunikation unersetzlich bleibt. Bei Smartly.io in Helsinki legt man daher Wert darauf, dass die Team-Mitglieder ein paar Mal im Jahr am Firmensitz in der finnischen Hauptstadt zusammenkommen oder sich auf gemeinsamen Team-Events austauschen können. Das hat den Vorteil, dass auf diese Weise Vertrauen untereinander aufgebaut und auch zukünftigen Missverständnissen vorgebeugt wird.

Wenn sich persönliche Treffen nicht einrichten lassen, sind Video-Konferenzen per Skype oder ähnlichen Tools ein guter Weg, um eine Live-Kommunikation abzubilden.

Die wichtigsten Regeln für virtuelle Teamarbeit

Das Start-up Zapier ist eine weitere Erfolgsgeschichte der virtuellen Zusammenarbeit: Das Team besteht mittlerweile aus über 100 Mitarbeitern, die alle dezentral von verschiedenen Orten auf der ganzen Welt für das Unternehmen tätig sind. Wade Foster, einer der drei Co-Gründer der Firma, hat hier in einem Blog-Beitrag festgehalten, wie virtuelle Teamarbeit dauerhaft zu einem Erfolg werden kann. Seine wichtigsten Erkenntnisse sind:
 

• - Team: Ein Team aus Machern, vertrauenswürdigen Leuten und Mitarbeitern, die gut schriftlich kommunizieren können, sowie gut selbstständig an diversen Orten arbeiten können, ist für den Geschäftsführer das A und O des dezentralen Teamworks.
  - Tools: Auch Foster hält die bereits oben erwähnten Apps zum Taskmanagement für unerlässlich zur Übersicht über gemeinsam bearbeitete Aufgaben.
  - Prozesse: Alle Mitarbeiter kümmern sich gemeinsam um den Support, um das Produkt kontinuierlich zu verbessern. Auch wöchentliche All-Hands-Meetings, die aufgezeichnet werden, so dass alle, die nicht live dabei waren, sich diese Treffen anschauen können, sieht Foster als einen wichtigen Beitrag zur Prozess-Optimierung an.

Zielgerichtet zum Erfolg

Unterm Strich bleibt festzuhalten, dass, besonders durch technische Innovationen, aber auch zunehmend projektbasiertes Arbeiten, ein genereller Wandel zu mehr virtueller Zusammenarbeit erkennbar ist. Wie bei jeder Art der Zusammenarbeit, hängt der Erfolg entscheidend vom strukturellen Aufbau und dem zielgerichteten Einsatz aller benötigten Ressourcen ab. Durch sinnvolle Planung und ein durchdachtes Kommunikationsmanagement kann vermieden werden, dass dezentrale Teamarbeit zum "Zeit- und Nervenfresser" und damit zur Belastung für das Unternehmen und alle eingebundenen Parteien wird.

Im Office Club beobachten wir tagtäglich die neuen Freiheiten, die der angesprochene Wandel hin zu einem ortsunabhängigeren Arbeiten vielen unserer Coworker verschafft. Wir sehen es als eine unserer Hauptaufgaben, die bestmögliche Plattform für jede Arbeit von produktiver Zusammenarbeit zu bleiben - egal, ob diese Zusammenarbeit lediglich über Schreibtischgrenzen oder mehrere Zeitzonen hinweg stattfindet.