Konferenzraum buchen

Buche Konferenzräume selbst, jederzeit

Alle Seminar- und Konferenzräume sowie Tagungsräume stehen sowohl Mitgliedern als auch Nicht-Mitglieder zur Verfügung. Buchbar jederzeit über unsere Webseite oder den persönlichen Club-Account. Als Mitglied erhältst du außerdem automatisch 50% Rabatt (Flex-Tarif optional) auf den Raumpreis. Die Club-Mitgliedschaft (ab 14,90€ mtl.) hat sich in der Regel also schon bezahlt gemacht, bevor dein erstes Meeting begonnen hat.

Übrigens: Neben Konferenzräumen, sofort bezugsfertigen Büros und flexiblen Arbeitsplätzen bietet der Office Club auch variable Veranstaltungsflächen - als Ergänzung oder Alternative für größere Workshops, Präsentationen oder Tagungen.

Sei es für Teammeetings, Workshops oder Veranstaltungen: Konferenzen brauchen einen Raum, in dem sie kreativ, produktiv und erfolgreich sein können. Wer einen Tagungsraum mieten will, sollte auf einige wichtige Dinge achten – von der Ausstattung, zur Atmosphäre bis zur Technik und dem Service – sonst kann eine Konferenz schnell zum Flop werden. Wir fassen die wichtigsten Aspekte für moderne Konferenzräume zusammen.

Für welche Anlässe lohnt es sich, Konferenzräume zu buchen?

Konferenzräume sind fester Bestandteil der professionellen Arbeitswelt – ohne wird es unprofessionell, umständlich und äußerst unproduktiv. Dedizierte Arbeitsräume machen Meetings relevanter, erhöhen den Fokus auf das Arbeitsthema und stellen Equipment bereit, das die Tagungsziele unterstützt und erst eine produktive Atmosphäre schafft. Konferenzräume brauchst du für Anlässe wie:

• Pitches: Du präsentierst eine Idee und brauchst dafür einen professionellen Konferenzraum, der dich glänzen lässt sowie Störungen von dir, deinen Stakeholdern und Kunden fernhält.

• Teammeetings: Die Konferenz in der Gruppe funktioniert besser in einem Tagungsraum, weil du und dein Team dort fokussiert arbeiten könnt. Ihr habt dort alle wichtigen Konferenzmaterialien, um produktiv zu sein. Und ihr habt einen geschlossenen Raum, in dem euch niemand (und ihr niemanden) stört.

• Brainstormings: Professionelle Tagungsräume können die Kreativität steigern, weil sie sich außerhalb des gewohnten Arbeitsumfelds befinden und dadurch neue Impulse geben. Die Ausstattung vom Besprechungsraum trägt maßgeblich dazu bei, dass dein Team die Ideen nur so sprudeln lässt – sei es durch analoge wie digitale Flächen (zum Beispiel große Bildschirme und Flipcharts) sowie klassische Medien wie Post-Its oder Moderationskarten.

• Offsites: Wenn dein größeres Team ein-, zweimal im Jahr oder häufiger zusammenkommt, möchtest du produktiv sein – vielleicht sogar die nächsten (Halb-)Jahresziele oder Quartalsziele erarbeiten. Solche Offsites verlangen verschiedene Arbeitsmethoden – vom Brainstorming über Präsentation hin zu Breakout Sessions. Der Besprechungsraum muss hierfür besonders flexibel sein. Externe Tagungsräume eignen sich besonders gut, weil sie aufgrund ihrer Ausstattung besonders vielseitig sind.

• Seminare: Weiterbildungen sind kein "Business as usual" – wer Seminare im normalen Büro stattfinden lässt, riskiert, dass Teams von ihren täglichen Aufgaben abgelenkt sind. Sei es durch das gewohnte Arbeitsumfeld oder durch die Kolleg:innen, die Konferenz stören können ("Du, ich brauch mal schnell … "). Dein Team ist ablenkt und der Effekt der Weiterbildung verpufft. Seminare finden daher idealerweise in Konferenzräumen außerhalb des Büros statt.

• Workshops: Ähnlich wie bei einem Offsite oder Brainstorming willst du bei einem Workshop ein bestimmtes produktiv-kreatives Ziel erreichen. Hier ist es wichtig, dass du positive Impulse ermöglichst, die eine gute Arbeitsatmosphäre schaffen. Professionelle Konferenzräume bringen die besten Eigenschaften für solche Veranstaltungen mit.

Du merkst, erfolgreiche Meetings brauchen einfach gute Tagungsräume – und oft stehen diese im Büro einfach nicht zur Verfügung, sind bereits gebucht oder können für eine längere Konferenz gar nicht verwendet werden. Das ist der Grund, warum Besprechungsräume mieten klüger ist als die Konferenz inhouse stattfinden zu lassen: Du erreichst einen höheren Grad an Produktivität, Kreativität und entsprechend auch Zufriedenheit. Die wichtigsten Gründe für externe Konferenzräume in deiner Stadt sind:

• Produktivere Konferenz: Findet dein Meeting in einem externen Konferenzraum statt, greifst du auf optimierte Ressourcen zurück und schaffst eine räumliche Distanz zum Büro. Du hast mehr Platz, mehr Flexibilität und den oft unterschätzten Vorteil des räumlichen Wechsels: Du gibst deinem Meeting mehr Relevanz, wenn du einen Konferenzraum mietest, und sorgst mit einem anderen Setting für neue Impulse, die deine Teams sowie Gäste produktiv nutzen. Nicht nur der Output ist entsprechend besser, sondern auch die Beziehungspflege zu deinen Stakeholdern.

• Professionelle Ausstattung vor Ort: Mit einem modernen Tagungsraum schaffst du eine produktive Atmosphäre und Zufriedenheit. Erst wenn Stühle, Tische und Technik stimmen, kann deine Konferenz erfolgreich laufen. Deine Gäste und Teams müssen gut sitzen, auf ihr Arbeitsmaterial bequem zugreifen und gut präsentieren können. Superschnelles und stabiles WLAN, Konferenztische, Konferenzstühle sowie ein Flipchart, Whiteboards und große Flachbildschirme sind Standard in einem guten Konferenzraum.

• Full-Service-Optionen fürs Catering: Es geht hierbei nicht nur darum, die kreativen Köpfe in deinem Team gut mit Denknahrung zu versorgen. Insbesondere bei Terminen mit Kunden oder Investoren willst du sicherstellen, dass sie sich wohlfühlen und wissen, dass auf dich Verlass ist. Wenn du Konferenzräume buchen solltest, kannst du den Aufwand für das Catering outsourcen und in professionelle Hände geben. Das bedeutet: mehr Zeit für deine wichtigen Aufgaben.

Worauf sollte ich achten, wenn ich einen Konferenzraum buche?

Wenn du einen Konferenzraum mieten willst, möchtest du ein produktiveres und kreativeres – kurz: erfolgreicheres – Arbeitsumfeld schaffen. Ob du dieses Ziel erreichst, steht und fällt mit den Eigenschaften des Tagungsraums. Es gibt unterschiedliche Aspekte, die du beim Konferenzraum berücksichtigen solltest.

Wird die Lage der Konferenzräume deinen Anforderungen gerecht?

Deine Konferenzgäste sollten ihre Kräfte in die Konferenz investieren und nicht den Weg dorthin. Eine gute Erreichbarkeit und Anbindung der Konferenzräume ist daher von enormer Bedeutung. Ist die Lage zentral, damit alle Teilnehmer:innen den Tagungsraum leicht mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder mit dem Auto erreichen können – und können sie dort gut parken? Gibt es Hotels in der Umgebung, damit extra Anreisende bequem von ihrer Unterkunft zum Meeting kommen? Und gibt es Restaurants und Bars in der Nähe vom Venue, damit ihr auf den Erfolg der Konferenz anstoßen könnt?

Passen Ausstattung und Technik vom Konferenzraum zu deinen Bedürfnissen?

Die Einrichtung und Ausstattung der Konferenzräume ist erfolgsentscheidend. Die Frage ist: Wie sieht ein guter Konferenzraum aus? Die Innenarchitektur der Tagungsräume muss einfach stimmen, damit sich alle wohlfühlen. Die Räume müssen hell und modern sein, sie dürfen nicht zu wild eingerichtet sein und ablenken, gleichzeitig sollen sie aber auch inspirieren und entsprechend nicht karg sein. Der Konferenztisch muss für den Kommunikationsanlass passen – für vergleichsweise kleine Besprechungen mit etwa 8 Leuten ist er rund bis oval und bei einer Veranstaltung mit etwa 16 Leuten eignen sich auch lange, rechteckige Tische, die sich bei Bedarf für Breakout Sessions aufteilen lassen. Und selbstverständlich müssen die Stühle bequem sein – niemand soll sich nach der Konferenz über Rückenschmerzen beklagen dürfen.

Die technische Ausstattung vom Konferenzraum solltest du nicht unterschätzen. Hier eine Checkliste für Konferenztechnik:

• Internet und Strom: Gibt es eine leistungsstarke Internetverbindung per WLAN, damit alle Teilnehmer:innen ihre Laptops und Smartphones ins Netz bringen?

• Bildschirme: Ein großer Flachbildschirm (oder mehrere) sind wichtig für virtuelle Meetings. Für Präsentationen sollten sie aber auch DVI- und HDMI-Anschlüsse bereithalten, um Geräte zu verbinden. Noch komfortabler und einfacher wird es mit Verbindungsmöglichkeiten wie AppleTV für MacBooks und iPads oder Chromecast für Chrome-Browser.

• Beamer und Leinwand: Gerade für Konferenzen mit zahlreichen Leuten sind große Präsentationsflächen ideal. Professionelle Konferenzräume sind deswegen mit guten Beamern ausgestattet.

• Audio: Für Telefonkonferenzen und Videokonferenzen, aber auch Präsentationen mit Ton, willst du sicherstellen, dass die Tonqualität stimmt. Je nach Bedarf solltest du darauf achten, dass es spezielle Telefonanlagen gibt, Bluetooth- beziehungsweise WLAN-Boxen und/oder Lautsprecher, die an den Flachbildschirm oder Beamer angeschlossen sind.

• Whiteboards, Flipchart, Moderatorenkoffer: Das Whiteboard und Flipchart eignen sich hervorragend, um schnell Ideen festzuhalten, zusammenhänge spontan zu skizzieren und sie gemeinsam zu diskutieren. Hierfür ist ergänzend ein Moderationskoffer wichtig, der verschiedene Materialien bereithält: Stifte, Karten, Stickynotes, Post-Its, Papier, Magnete usw.

Hat der Konferenzraum ein gutes Catering und einen professionellen Service?

Eine gute Verpflegung sorgt dafür, dass deine Konferenzgäste sich wohlfühlen und aufnahmefähig bleiben. Das Catering beim Konferenzraum bestimmt daher, wie erfolgreich deine Tagung verläuft. Je nachdem, wie lang die Konferenz ist, sollte das Angebot einen Vormittagssnack und vielleicht sogar ein Mittagessen bereithalten sowie Kaffeepausen zwischendurch. Achte bei der Wahl deines Konferenzraums darauf, dass die Verpflegung hochwertig, abwechslungsreich und nicht zu schwer ist – die Teilnehmer:innen sollen nach der Pause schließlich fit statt fertig sein.

Idealerweise steht dir mit dem Konferenzraum auch Personal zur Verfügung, das auf deine Bedürfnisse eingehen und schnell reagieren kann. Sei es, um Getränke nachzufüllen oder auch bei technischen Schwierigkeiten zu helfen.

Welcher Konferenzraum ist der richtige?

Wenn du deine Konferenz planst und den passenden Tagungsraum suchst, weißt du nun, auf welche Dinge du achten solltest. Wenn du schließlich einen Konferenzraum mieten wirst, solltest du jedoch nicht nur die Checklisten oben durchgehen, sondern auch die Bedürfnisse deines Teams reflektieren und dein Bauchgefühl mit einbeziehen: Auf den Wohlfühlfaktor kommt es an. Bevor du also einen Tagungsraum buchst, lohnt es sich genau hinzuschauen und vielleicht sogar die Konferenzräume vorher zu besuchen. So machst du dir einen genauen Eindruck, lernst das Personal vor Ort kennen und kannst eine sichere Entscheidung treffen.