Erreichbar rund um die Uhr, ohne selbst ans Telefon zu müssen
Stell dir vor: Ein Kunde ruft an – außerhalb deiner Bürozeiten, in der Mittagspause oder mitten im Meeting. Statt ins Leere zu klingeln, meldet sich in Sekundenschnelle unser KI-Telefonassistent mit deinem Firmennamen, hört sich das Anliegen an und hält es strukturiert fest. Wird es komplexer, übernimmt automatisch und nahtlos unser echtes Empfangsteam. Du bekommst jede Nachricht sofort auf dein Handy, per E-Mail, WhatsApp oder SMS, mit Zusammenfassung, Rückrufwunsch und Priorität. So läuft die Routine über KI, und Menschen kümmern sich um das, was wirklich Fingerspitzengefühl braucht. Effizienz und persönlicher Service schließen sich nicht mehr aus, und das zu einem Preis, den sich jedes Unternehmen leisten kann.
Mit dem Telefonservice von Office Club geht kein Anruf mehr verloren – auch nicht außerhalb deiner Bürozeiten. Unsere KI nimmt Anrufe in unter zwei Sekunden in deinem Firmennamen entgegen, erfasst das Anliegen strukturiert und übergibt im Bedarfsfall nahtlos an unser Empfangsteam. Du bekommst jede Nachricht sofort per E-Mail, WhatsApp oder SMS – inklusive Zusammenfassung, Rückrufwunsch und Priorität. Hybride KI für die Routine, echtes Empfangsteam für den Unterschied: damit musst du nicht mehr zwischen Effizienz und Servicequalität wählen.
Wie schnell ist der Telefonservice einsatzbereit?
Sofort. Nach der Online-Buchung legst du deine Begrüßung, Eskalationsregeln und Anrufszenarien selbstständig in deinem Account an – alles im Self-Service, ohne Wartezeit auf unseren Support. Der Telefonservice nimmt den ersten Anruf für dich entgegen, sobald du startklar bist. Du kannst alles live testen und jederzeit anpassen. Wir bieten dazu eine 14 Tage Testphase (endet automatisch) an.
Brauche ich eine eigene Rufnummer?
Nicht zwingend. Du kannst deine bestehende Geschäftsnummer auf den Telefonservice umleiten und musst keine neue Nummer kommunizieren. Wenn du ein Virtuelles Büro oder Private Office bei uns hast, ist eine eigene lokale Ortsrufnummer in deiner Wunschvorwahl inklusive.
Was unterscheidet euch von einem reinen KI-Anbieter oder klassischen Callcenter?
Wir kombinieren beides. Routineanrufe übernimmt die KI in Sekunden, bei Eskalationen, komplexen Anliegen oder hohem Umsatzpotenzial geht das Gespräch nahtlos an unser echtes Empfangsteam. Damit bist du immer erreichbar – und niemand redet mit einem Roboter, wenn es darauf ankommt.
* 14 Tage Testphase endet automatisch
Warum Office Club Telefonservice?
Hybrider KI-Telefonassistent, geschultes Empfangsteam und volle DSGVO-Konformität – aus einer Hand.
Hybrid aus KI & echtem Empfangsteam
Routinefälle wickelt unsere KI in Sekunden ab. Sobald es nuanciert, eskaliert oder geschäftskritisch wird, übernimmt unser geschultes Empfangsteam nahtlos. So bekommst du beides – Tempo und Empathie – ohne Kompromisse.
24/7 Erreichbarkeit – auch wenn du es nicht bist
Anrufe werden rund um die Uhr in deinem Firmennamen angenommen, an 365 Tagen im Jahr. Egal ob nachts, am Wochenende oder im Meeting: kein verlorener Auftrag, keine versäumte Chance.
DSGVO-konform & ISO-zertifiziert
Alle Anrufdaten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet. Unser Technologiepartner ist nach ISO 27001 (Informationssicherheit) und ISO 9001 (Qualität) zertifiziert und arbeitet nach den Vorgaben des EU AI Act.
So funktioniert dein Telefonservice
In drei Schritten vom Anruf zur Info – per E-Mail, WhatsApp, SMS oder direkt im CRM
Ein Anruf kommt rein
Anrufer:innen wählen entweder deine bestehende Geschäftsnummer (per Weiterleitung) oder deine persönliche Office Club Rufnummer.
KI zuerst, Mensch bei Bedarf
Unsere KI begrüßt den Anrufer in deinem Namen, erfasst das Anliegen und entscheidet anhand deiner Regeln: Routinefall direkt klären, komplexer Fall an unser Empfangsteam übergeben.
Du wirst informiert
Du bekommst die strukturierte Zusammenfassung sofort per E-Mail, WhatsApp oder SMS – inkl. Rückrufwunsch und Priorität.
Jetzt 14 Tage risikofrei testen
Flexibel, monatlich kündbar, ohne versteckte Kosten
 Telefonservice | Flex Ideal für Selbständige & Gründer:innen | Business Ideal für kleine & mittlere Teams | Team Ideal für aktive Service- & Vertriebsteams |
|---|---|---|---|
Grundpreis mtl. 1 Monat Mindestlaufzeit | 19 € | 49 € | 99 € |
Eigene Ortsrufnummer (Wunschvorwahl) Aus regulatorischen Gründen nur möglich in Kombination mit einem Virtual Office, Private Desk oder Private Office | |||
24/7 Anrufannahme (365 Tage) | |||
Hybrid aus KI & echtem Empfangsteam | |||
Anrufbenachrichtigung via E-Mail, SMS oder WhatsApp | |||
Terminbuchung in O365, Google Calendar und Microsoft Bookings | |||
CRM-Integration API-Integrationen in über 3.500 Systeme | - | ||
KI-Minuten inkl. / Monat | - | 150 | 300 |
Empfangsteam-Minuten inkl. / Monat | - | - | 15 |
KI-Minute zusätzlich je angefangene Minute | 0,30 € | 0,30 € | 0,30 € |
Empfangsteam-Minute zusätzlich je angefangene Minute | 1,50 € | 1,50 € | 1,20 € |
Weiterleitung Parallele Weiterleitung eingehender Anrufe | An eine Person möglich | An eine Person möglich | An bis zu 10 Personen möglich |
Parallele Anrufe | - | - | Bis zu 3 |
Anrufszenarien definierbar | Bis zu 3 | Bis zu 5 | Bis zu 10 |
Ein System, unendliche Möglichkeiten
Entdecken die Flexibilität von unserem Telefonservice – maßgeschneidert für Deine Anforderungen
Nahtlose Systemintegration
Anrufnotizen, Rückrufwünsche und Termine können automatisch in CRM und Kalendersysteme übertragen werden. So bleiben alle Informationen ohne manuellen Aufwand aktuell.
Präzise Transkription
Nach jedem Anruf werden die wichtigsten Informationen übersichtlich zusammengefasst. So ist sofort klar, wer angerufen hat, worum es ging und ob ein Rückruf nötig ist.
Smarte Terminplanung
Termine werden direkt im Gespräch koordiniert und mit bestehenden Kalendersystemen abgeglichen. Das reduziert Abstimmungsaufwand und vermeidet Doppelbuchungen.
Sichere Neukundenannahme
Neue Anfragen werden sofort aufgenommen, qualifiziert und an die richtige Stelle weitergeleitet. So geht kein potenzieller Kunde durch verpasste Anrufe verloren.
Automatisierter Support
Anfragen werden auch außerhalb der Geschäftszeiten entgegengenommen. So bleibt das Unternehmen erreichbar, ohne dass Anrufe auf der Mailbox oder in der Warteschleife verloren gehen.
Reine KI, klassisches Callcenter oder Office Club Telefonservice?
So vergleichen sich die drei Modelle
Reiner KI Telefonassistent | Klassisches Callcenter | Office Club Telefonservice | |
|---|---|---|---|
24/7 Erreichbarkeit | selten | ||
Sekundenschnelle Annahme | - | ||
Echte Empathie & Deeskalation | - | ||
Persönlicher Dialog bei Eskalation | - | ||
Strukturierte Datenerfassung | teilweise | ||
Skalierbar bei Anrufspitzen | begrenzt | ||
Eigene lokale Ortsrufnummer | - | - | |
DSGVO-konform, Server in Deutschland | - | ||
Preis bei niedrigem Volumen | günstig | sehr teuer | günstig |
Preis bei hohem Volumen | teuer | sehr teuer | kalkulierbar |
Fragen und Antworten
Noch etwas unklar? Kontaktiere uns gern jederzeit
Kann ich den Telefonservice kostenlos testen?
Ja – und zwar volle 14 Tage ohne versteckte Kosten. Kein Abo, keine automatische Verlängerung.
Was passiert, wenn ich einen größeren Tarif brauche als Team?
Für Unternehmen mit deutlich höherem Anrufaufkommen oder besonderen Anforderungen bauen wir individuelle Setups – mit höheren Inklusivkontingenten, dedizierten Skripten und Branchen-Expertise. Sprich uns einfach an.
Was ist der Telefonservice von Office Club?
Der Telefonservice nimmt eingehende Anrufe für dein Unternehmen entgegen – professionell, in deinem Namen, rund um die Uhr. Eine hybride KI bearbeitet Routineanfragen direkt, bei komplexen Anliegen übernimmt unser geschultes Empfangsteam. Du erhältst jede Nachricht sofort per E-Mail, WhatsApp oder SMS.
Wie unterscheidet sich der Telefonservice von einem reinen KI-Bot oder einem klassischen Callcenter?
Reine KI-Bots stoßen bei Nuancen, Eskalationen oder hohen Umsatzpotenzialen an Grenzen. Klassische Callcenter sind teuer und meist nur tagsüber besetzt. Unser hybrides Modell verbindet beides: KI für Routine und Effizienz, echte Menschen für Empathie und komplexe Themen.
Bekomme ich eine eigene Telefonnummer?
Für Büro-, Private Desk und Virtual-Office-Mitglieder ist die lokale Ortsrufnummer im Tarif inklusive und an all unseren Standorten aktivierbar. Aus rechtlichen Gründen, dürfen lokale Ortsrufnummern nicht an Kunden in anderen Tarifen vergeben werden. Sprich unser Team einfach an, wenn du dir unsicher bist.
Ist der Telefonservice für Mitglieder im Tarif enthalten?
Wenn du ein Virtuelles Büro oder einen Büroraum bei Office Club hast, ist der Telefonservice inklusive lokaler Ortsrufnummer inklusive und kann im Online-Account aktiviert werden.
Wann sind eure Empfangsmitarbeiter:innen erreichbar?
Die KI sowie unser Empfangsteam sind standardmäßig 24/7/365 Tage im Jahr erreichbar.
Was passiert mit eingehenden Anrufen außerhalb meiner Geschäftszeiten?
Wir nehmen jeden Anruf entgegen, auch nachts und am Wochenende. Wenn der Anrufer ein dringendes Anliegen hat, wird je nach deiner Konfiguration entweder eine Notfall-Eskalation an dich gesendet oder ein Rückrufwunsch aufgenommen.
Kann ich den Telefonservice mit meinem CRM oder Kalender verbinden?
Ja. Über die offene API verbinden wir uns mit Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Google Calendar, Outlook, DATEV und vielen weiteren Systemen. Anrufdaten, Termine und Rückrufwünsche landen automatisch dort, wo sie hingehören.
Wie sicher und datenschutzkonform ist der Service?
Alle Anrufdaten werden DSGVO-konform verarbeitet und auf Servern in Deutschland gespeichert. Unser Technologiepartner ist nach ISO 27001 (Informationssicherheit) und ISO 9001 (Qualitätsmanagement) zertifiziert und arbeitet nach den Vorgaben des EU AI Act.
Wie schnell kann ich starten?
Nach Buchung ist dein Telefonservice sofort einsatzbereit.
Kann ich den Service auch in anderen Sprachen nutzen?
Ja. Muttersprachliche Anrufannahme ist auf Deutsch, Schwizerdütsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch verfügbar.
Was kostet die Nutzung über die enthaltenen Minuten hinaus?
Zusätzliche KI-Minuten werden mit 0,30 € je angefangener Minute abgerechnet, zusätzliche Empfangsteam-Minuten mit 1,50 € (Flex/Business) bzw. 1,20 € (Team). Wir informieren dich automatisch, sobald du dich deinem Inklusivkontingent näherst.
Was passiert, wenn die KI einmal nicht weiter weiß?
Sollte ein Anliegen außerhalb der definierten Wissensbasis liegen, erkennt das System dies sofort. Je nach Ihren Vorgaben leitet die KI das Gespräch dann entweder an die zuständigen Fachmitarbeiter:in oder an unser Empfangsteam weiter. Alternativ wird ein strukturierter Rückrufwunsch aufgenommen, damit kein Anliegen verloren geht.
Kann ich die Stimme der KI auswählen?
Ja. Du wählst in deinem Account aus verschiedenen natürlichen KI-Stimmen die aus, die am besten zu deinem Unternehmen passt – ob eher warm, sachlich, weiblich oder männlich. So klingt dein Telefonempfang genau so, wie deine Marke klingen soll. Die Stimme kannst du jederzeit anhören, testen und wechseln.
Kann ich eigene Anrufszenarien definieren?
Ja, und zwar auf zwei Wegen: Du startest mit einem unserer vordefinierten Anrufszenarien – etwa für Terminvereinbarung, Neukundenanfragen oder Support – und passt es an dein Unternehmen an. Oder du definierst ein Szenario komplett selbst: mit eigener Begrüßung, eigenen Fragen, Eskalationsregeln und Weiterleitungen. Je nach Tarif kannst du bis zu 3 (Flex), 5 (Business) oder 10 (Team) Anrufszenarien parallel einrichten – alles im Self-Service, jederzeit anpassbar.
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Telefonservice für Unternehmen: jeden Anruf entgegennehmen – ohne eigenes Empfangsteam
Ein professioneller Telefonservice nimmt eingehende Anrufe für dein Unternehmen entgegen, qualifiziert das Anliegen und gibt dir die relevanten Informationen in der Form, die zu deinem Arbeitsalltag passt. Statt verlorener Anrufe, hektischer Rückrufschleifen und versäumter Aufträge erlebst du eine konstante, professionelle Außenwirkung – auch dann, wenn du gerade in einem Meeting, auf einer Baustelle oder auf Reisen bist. Office Club kombiniert dafür modernste KI-Telefonie mit einem erfahrenen Empfangsteam, das immer dann übernimmt, wenn der menschliche Faktor entscheidend ist.
So funktioniert der hybride Telefonservice
Der Ablauf ist für deine Anrufer:innen reibungslos und für dich vollständig transparent. **Wenn du Virtual-Office- oder Büro-Mitglied bei Office Club bist, erhältst du eine lokale Ortsrufnummer in der Vorwahl deiner Wahl. Andernfalls nutzt du deine bestehende Geschäftsnummer und leitest sie auf den Telefonservice um.** Eingehende Anrufe nimmt unsere KI in unter zwei Sekunden in deinem Firmennamen entgegen, erkennt das Anliegen und entscheidet anhand deiner Skripte und Eskalationsregeln, ob sie die Anfrage selbst löst, einen Termin bucht, einen Rückrufwunsch aufnimmt oder das Gespräch nahtlos an einen unserer Empfangsmitarbeitenden weitergibt. Jede Information landet sofort strukturiert in deinem Postfach – per E-Mail, WhatsApp, SMS oder direkt in deinem CRM.
Die wichtigsten Vorteile eines professionellen Telefonservice
Ständige Erreichbarkeit: Anrufe werden 24/7/365 angenommen, auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen. Keine verpassten Anfragen, keine verlorenen Aufträge.
Professioneller Auftritt: Anrufer:innen erleben einen geschulten, freundlichen und konsistenten Empfang in deinem Firmennamen – egal, ob die KI oder unser Team übernimmt.
Skalierbarkeit: Ob du 5 oder 5.000 Anrufe pro Monat erhältst, der Service passt sich an. Anrufspitzen federn wir ohne Wartezeiten ab.
Mehr Fokus für dein Kerngeschäft: Du musst nicht mehr jedes Telefon abnehmen und kannst dich auf die Arbeit konzentrieren, die wirklich Umsatz bringt.
Kosteneffizienz: Ein hybrider Telefonservice ist deutlich günstiger als ein eigenes Empfangsteam und flexibler als ein klassisches Callcenter.
Self-Service ohne Wartezeit
Ein Telefonservice, der erst nach tagelangem Onboarding läuft, ist im Alltag oft nicht praktikabel. Bei Office Club richtest du deinen Telefonservice nach der Online-Buchung selbst ein – komplett im Self-Service. Begrüßungstexte, Anrufszenarien, Weiterleitungsregeln, Mehrsprachigkeit und CRM-Verbindungen konfigurierst du in wenigen Minuten in deinem Account. Du kannst alles live testen, jederzeit ändern und sofort produktiv schalten. Falls du Unterstützung möchtest, ist unser Team erreichbar – verlassen musst du dich darauf nicht. So bist du in der Zeit startklar, in der andere Anbieter noch ihre Onboarding-Termine vereinbaren.
Für wen eignet sich der Telefonservice?
Der Telefonservice ist besonders interessant für Unternehmen, die regelmäßig telefonisch erreichbar sein müssen, aber kein eigenes Empfangsteam vorhalten wollen oder können. Typische Zielgruppen sind Hausverwaltungen und Immobilienmakler:innen mit hunderten Anfragen pro Objekt, Handwerksbetriebe und Hausmeister-Dienste, die auf der Baustelle nicht ans Telefon können, Arztpraxen und Physiotherapeuten mit konzentrierter Patientenzeit, Autohäuser mit Anrufspitzen rund um Saisonwechsel, E-Commerce-Unternehmen mit Peak-Phasen, Kanzleien, Steuerberater und Selbstständige, die professionell auftreten möchten, ohne ständig erreichbar sein zu müssen, sowie Vertriebs- und Service-Teams, die eingehende Leads schneller qualifizieren wollen. Wer schon ein Virtuelles Büro oder einen Büroraum bei Office Club hat, profitiert zusätzlich von einer inklusiven Ortsrufnummer in seiner Wunschvorwahl – ein Vorteil, den Standalone-Telefonservice-Kunden aus regulatorischen Gründen nicht haben. Wer den Telefonservice einzeln bucht, leitet stattdessen die bestehende Geschäftsnummer auf unser System um und nutzt die hybride KI plus Empfangsteam genauso komfortabel.
Telefonservice und Virtuelles Büro – die ideale Kombination
Wenn du bei Office Club bereits ein Virtuelles Büro oder einen Büroraum mit Geschäftsadresse hast, ist der Telefonservice die logische Ergänzung. Du bekommst eine repräsentative Geschäftsadresse, eine ladungsfähige Anschrift, eine eigene lokale Ortsrufnummer mit dem Vorwahl-Bereich deiner Wahl und einen professionellen Telefonempfang – alles aus einer Hand. Genau das ist unser strukturelle Vorteil gegenüber klassischen Anrufannahme-Diensten: Bei uns gibt's Empfang, Adresse, Ortsrufnummer und hybride KI im selben Paket – ohne zusätzliche Verträge oder externe Dienstleister.
KI-Telefonassistent oder klassisches Telefonsekretariat?
Wer heute nach einem KI-Telefonassistenten sucht, will Effizienz, sofortige Verfügbarkeit und niedrige Kosten. Wer nach einem klassischen Telefonsekretariat sucht, will Professionalität, Empathie und Verlässlichkeit. Unser hybrider Telefonservice schließt diese Lücke: KI für die Routine, echtes Empfangsteam für den Unterschied. Damit musst du nicht zwischen Effizienz und Servicequalität wählen.
Fazit
Mit dem Telefonservice von Office Club bleibt dein Unternehmen rund um die Uhr erreichbar – mit professionellem Empfang, hybrider KI für die Routine, echtem Empfangsteam für den Unterschied – für Büro- und Virtual-Office-Mitglieder sogar mit einer lokalen Ortsrufnummer in Wunschvorwahl inklusive. Hybride KI sorgt für sofortige Annahme und Effizienz, unser Empfangsteam für die menschliche Note bei den Anrufen, die wirklich zählen. So gewinnst du Zeit, verlierst keinen Auftrag mehr und vermittelst eine Professionalität, die dein Geschäft im Markt sichtbar nach vorne bringt.