Post digital empfangen und verwalten
Mit dem digitalen Posteingang von Office Club empfängst du deine Briefpost vollständig digital – schnell, sicher und ohne Papierstapel. Deine Geschäftsbriefe werden in unserem Berliner Scanzentrum per Post-Scan erfasst, automatisch sortiert und DSGVO-konform archiviert. So kannst du die Post online verwalten, wichtige Dokumente sofort weiterverarbeiten und dein Dokumentenmanagement deutlich effizienter gestalten. Du sparst Zeit, reduzierst manuelle Routinen und behältst die volle Kontrolle über deine geschäftliche Kommunikation – perfekt für alle, die ihre Post digital empfangen und weiterverarbeiten möchten.
Wie schnell kann ich meine Post digital abrufen?
Du erhältst deine digitale Post in der Regel noch am selben Tag, an dem deine Post bei uns eingeht. Der Briefscan erfolgt unmittelbar, sodass du Dokumente ohne Verzögerung öffnen, weiterleiten oder bearbeiten kannst.
Wie sicher ist die digitale Postverwaltung?
Alle Dokumente werden DSGVO-konform verarbeitet, verschlüsselt und ausschließlich in Deutschland gespeichert – für maximale Datensicherheit. Die Digitalisierung erfolgt in unserem geschützten Scanzentrum, ergänzt durch moderne KI-Technologie, die Dokumente automatisch automatisch ausliest, klassifiziert, trennt und strukturierte Daten extrahiert . Selbst handschriftliche Inhalte können erkannt werden. So wird deine Postverarbeitung nicht nur sicher, sondern auch besonders präzise und effizient.
Wie viel Zeit spare ich mit dem digitalen Postfach?
Du reduzierst manuelle Routinen, lange Wege und Papierarbeit. Automatische Sortierung, digitale Archivierung und schneller Zugriff erleichtern deinen Arbeitsalltag spürbar – egal ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs.
So einfach geht’s
Buche in wenigen Minuten deine smarte Posteingangs-Lösung
Deine Post kommt zu uns
Deine Post wird automatisch per Postweiterleitung oder Adressänderung an uns geleitet und entgegen genommen.
Deine Post wird digitalisiert
Deine Post wird in einem hoch-standardisierten und automatisierten Verfahren digitalisiert und Daten extrahiert – absolut datenschutzkonform.
Du empfängst deine Post
Über neue Dokumente wirst du sofort informiert. Jetzt kannst du diese bearbeiten, teilen oder die Daten in anderen Anwendungen nutzen.
Empfange deine tägliche Post digital
Der Post-Scan Service mit digitalem Posteingang
Dein digitales Postfach
- Empfange deine geschäftliche Briefpost künftig digital.
- Deine Post wird per Nachsendeauftrag oder Direktadressierung an uns weitergeleitet.
- Wir scannen deine Briefpost datenschutzkonform und informieren dich auf Wunsch sofort.
SPAM-Schutz inklusive: Werbesendungen werden automatisch erkannt und kostenlos vernichtet.
Deine Briefe in wenigen Stunden gescannt
- Alle Briefe werden noch am Tag der Zustellung geöffnet, gescannt und digital in originalgetreuer Auflösung (300 dpi) bereitgestellt.
- Büroklammern und Tackernadeln werden vor dem Scan zuverlässig entfernt.
Physische Merkmale wie Siegel, Plastikkarten oder PIN-Briefe werden automatisch erkannt.
Digitale Dokumente in der Cloud ablegen und verteilen*
- Verwalte deine Post digital und ortsunabhängig: Dein Team hat zentralen Zugriff auf alle physischen und digitalen Dokumente.
- Alle Scans werden automatisch per OCR erfasst und durchsuchbar gemacht. Dokumente werden klassifiziert und relevante Daten extrahiert.
- Maximale Datensicherheit: DSGVO-konform mit ISO-zertifizierter IT-Sicherheit.
Physische Briefe sicher archivieren
- Eingehende Briefe lagern wir geschützt und sicher 30 Tage lang.
- Im Original benötigte Briefe senden wir dir weltweit zu – regelmäßig oder auf Anforderung.
- Erhalte wichtige Originale per Express-Kurier bei besonderer Dringlichkeit.
Bereit für deine digitale Post?
In 5 Minuten eingerichtet – starte noch heute
Smarte Dokumentenerkennung
Automatische Erfassung von Absender, Empfänger, Betreff sowie Klassifizierung*.
Alle Dokumente an einem Ort
Steigere deine Produktivität und beseitige manueller Prozesse mit unseren Workflows*.
Gefunden, sobald du suchst
Mit unserer Volltextsuche findest du jedes Dokument in Sekunden.
DATEV-Integration
Rechnungen werden in Echtzeit an das DATEV-Rechenzentrum übertragen – sicher und ohne Zeitverlust*.
Sichere Archivierung
Wir bewahren deine physischen Dokumente 30 Tage lang auf und senden Sie dir auf Wunsch im Original zu.
* Verfügbar ab Q2 2026
Fragen und Antworten
Noch etwas unklar? Kontaktiere uns gern jederzeit
An welche Adresse muss ich meine Post weiterleiten?
Nach Buchung erhältst du von uns deine persönliche Berliner ℅ Postbox-Adresse, an welche du Briefe direkt senden kannst indem du diese als Empfängeradresse angibst oder zum Beispiel per Nachsendeauftrag weiterleiten kannst. Eingehende Post wird von uns dann automatisch bearbeitet. Bitte beachte, dass es sich hierbei um eine reine Postadresse und keine ladungsfähige Anschrift (Geschäftsadresse oder virtuelles Büro) handelt. Pakete können an deiner Adresse nicht empfangen werden.
Was ist der Digitale Posteingang und wie funktioniert er?
Der Digitale Posteingang bündelt deine gesamte Eingangspost online. Briefe werden in deinem Office Club Standort geöffnet, gescannt und dir digital in deinem Account bereitgestellt. Sobald ein Brief eingeht, wird er geöffnet, digitalisiert und im Dokumentenbereich abgelegt. Du erhältst eine Benachrichtigung und kannst den Scan sofort einsehen – überall und jederzeit.
Wie schnell stehen die Scans zur Verfügung?
In der Regel sind deine Dokumente wenige Stunden nach Eingang digital verfügbar. Du musst also nicht auf physische Post warten.
Kann ich meine physische Post trotzdem abholen?
Deine Post kann nicht abgeholt werden, aber einzelne Briefe können von dir bequem in deinem Account zur Zusendung im Original 30 Tage lang angefordert werden. Sämtliche Post steht dir in deinem digitalen Postfach zur Verfügung.
Ist meine Post beim Öffnen und Scannen geschützt?
Ja. Alle Prozesse folgen strengen Datenschutz- und Sicherheitsstandards. Nur autorisiertes Personal hat Zugriff auf deine Dokumente.
Für wen eignet sich der Digitale Posteingang?
Für alle, die Post ortsunabhängig verwalten möchten – Freelancer, kleine Unternehmen, Homeoffice-Teams oder internationale Businesses.
Welche Dokumente werden gescannt?
Alle gängigen Briefsendungen wie Rechnungen, Verträge, Bescheide und geschäftliche Korrespondenz. Pakete können an deiner Adresse nicht empfangen werden.
Was passiert mit Werbepost?
Unerwünschte Werbung wird auf Wunsch direkt aussortiert, damit dein digitaler Posteingang übersichtlich bleibt.
Wie lange werden meine Scans gespeichert?
Alle Dokumente bleiben dauerhaft in deinem Account verfügbar, solange dein Vertrag aktiv ist. Du kannst sie jederzeit herunterladen oder archivieren.
Kann ich den Service auch mit einer Geschäftsadresse nutzen?
Ja. Die Kombination aus Geschäftsadresse oder virtuellem Büro und Digitalem Posteingang ist besonders beliebt, vor allem für Remote-Unternehmen oder internationale Teams. Du kannst den digitalen Posteingang als Nutzer einer Geschäftsadresse zu einem reduzierten Preis dazubuchen.
Werden meine Dokumente automatisch erkannt oder weiterverarbeitet?
Ja. Die Dokumente lassen sich im Dokumenten-Management-System automatisch kategorisieren, verschlagworten oder mittels Workflows weiterleiten.
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Digitaler Posteingang: Post digital empfangen, verwalten und sicher archivieren
Ein digitaler Posteingang ermöglicht es Unternehmen, ihre tägliche Eingangspost vollständig digital zu empfangen und effizient zu bearbeiten. Statt Briefe zu öffnen, Papierstapel zu sortieren oder Dokumente manuell zu archivieren, erhältst du deine gesamte Post als hochwertige Scans in deinem persönlichen Online-Postfach. Das spart Zeit, schafft Transparenz und macht es dir leicht, Dokumente sofort weiterzuverarbeiten – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Digitale Postbearbeitung unterstützt nicht nur schnellere Abläufe, sondern sorgt auch für mehr Sicherheit, weniger Papierverbrauch und eine professionelle, nachvollziehbare Dokumentenverwaltung. Moderne Unternehmen setzen längst auf digitale Postprozesse, um interne Workflows zu vereinfachen und ortsunabhängig zusammenzuarbeiten.
Wie funktioniert ein digitaler Posteingang?
Der digitale Posteingang ersetzt die komplette analoge Postbearbeitung durch einen klar strukturierten, digitalisierten Ablauf. Du erhältst deine Eingangspost an eine feste Postbox-Adresse, an der alle Sendungen professionell verarbeitet werden.
Der Prozess läuft in vier einfachen Schritten ab:
- Postempfang an deiner c/o Postbox-Adresse – deine Briefe gehen direkt in deinem digitalen Briefkasten ein.
- Öffnen und Scannen – deine Post wird tagesaktuell geöffnet und in hoher Qualität digitalisiert.
- Bereitstellung im Online-Portal – alle Scans stehen dir sofort digital zur Verfügung.
- Weiterverarbeitung deiner Wahl – du entscheidest, ob Dokumente vernichtet, gelagert oder weitergeleitet werden sollen.
Dieser strukturierte Ablauf sorgt für maximale Transparenz, weniger interne Arbeitsschritte und eine Postbearbeitung, die vollständig papierlos funktioniert. So behältst du jederzeit den Überblick über alle wichtigen Unterlagen.
Die wichtigsten Vorteile der digitalen Postbearbeitung
Ein digitaler Posteingang bringt klare Vorteile für Unternehmen jeder Größe – von Einzelunternehmern bis zu internationalen Teams.
Zeitersparnis: Automatisierte Scans und zentrale Ablage ersetzen manuelle Prozesse und reduzieren Verwaltungsaufwand.
Standortunabhängiger Zugriff: Alle Dokumente sind jederzeit digital verfügbar – perfekt für Homeoffice, Remote Work oder mobil arbeitende Teams.
Digitale Dokumentenverwaltung: Durchsuchbare PDFs, strukturierte Ablage und zentrale Archive erleichtern das Wiederfinden und Sortieren deiner Unterlagen.
Hohe Sicherheit: Post wird professionell verarbeitet, digital verschlüsselt und DSGVO-konform gespeichert.
Effiziente Teamprozesse: Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig auf Dokumente zugreifen, was interne Abläufe deutlich beschleunigt.
Digitale Postbearbeitung unterstützt moderne Arbeitsmodelle und sorgt dafür, dass Geschäftsprozesse unabhängig vom Standort reibungslos funktionieren.
Nahtlose Integration in deine bestehenden Systeme
Ein digitaler Posteingang ist weit mehr als ein reiner Scanservice. Die digitalisierten Dokumente lassen sich einfach in bestehende Tools integrieren, die du bereits nutzt. Dadurch eignet sich der Service ideal für Buchhaltung, Verwaltung, Vertragswesen oder Vertrieb.
Typische Integrationen und Arbeitsweisen:
- Übertragung von Dokumenten in Buchhaltungstools wie DATEV
- Synchronisation mit Cloud-Speichern wie Google Drive oder Dropbox
- Weiterleitung von Rechnungen oder Verträgen an Teams oder externe Partner
- Nutzung von Tags, Ordnerstrukturen und Schlagworten für eine bessere Auffindbarkeit
- Archivierung von PDFs mit Texterkennung für schnelles Durchsuchen
Damit wird der digitale Posteingang zu einem zentralen Bestandteil deiner täglichen Unternehmensprozesse – übersichtlich, sicher und effizient.
Für wen eignet sich ein digitaler Posteingang?
Der digitale Posteingang ist für nahezu jedes Unternehmen sinnvoll, besonders jedoch für Teams, die papierlos arbeiten und Wert auf effiziente Prozesse legen.
Typische Zielgruppen:
- Startups und wachsende Teams, die flexible und skalierbare Abläufe benötigen
- Freelancer und Selbstständige, die viel unterwegs sind und Post ortsunabhängig empfangen möchten
- Unternehmen mit mehreren Standorten, die ihre Post zentralisieren wollen
- Buchhaltungen, Steuerberater und Verwaltungsabteilungen, die strukturierte Dokumente benötigen
- Internationale Firmen, die Post aus Deutschland digital empfangen möchten
Ein professioneller Post-Scan-Service schafft Struktur, senkt Kosten und erleichtert die tägliche Arbeit – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.
Fazit: Digitaler Posteingang als Schlüssel moderner Unternehmensprozesse
Mit einem digitalen Posteingang empfängst du deine Post schnell, sicher und vollständig digital. Das erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag, sondern macht dein Unternehmen flexibler und effizienter. Schnelle Scans, sichere Archivierung, papierlose Workflows und ortsunabhängiger Zugriff sorgen dafür, dass deine Prozesse reibungslos laufen.
Unternehmen, die auf digitale Postbearbeitung setzen, profitieren von klaren Strukturen, weniger manueller Arbeit und einer modernen, zukunftssicheren Dokumentenverwaltung. Der digitale Posteingang ist damit ein zentraler Bestandteil professioneller Büroorganisation – und ein wichtiger Schritt hin zu einer vollständig digitalen Arbeitswelt.