Online-Meetings haben sich von einer temporären Lösung zu einem dauerhaften Bestandteil unserer Arbeitsweise entwickelt. Sie sind unverzichtbar geworden und ermöglichen es Teams, trotz Distanz zusammenzuarbeiten und Projekte voranzutreiben.
Doch damit diese virtuellen Treffen produktiv verlaufen und zu einem guten Arbeitsklima beitragen, bedarf es bestimmter Verhaltensregeln. Wir haben sechs Tipps für dein nächstes Online-Meeting zusammengestellt.
1. Pünktlichkeit und Vorbereitung
Pünktlichkeit ist mehr als eine Höflichkeitsform; sie ist Ausdruck von Respekt gegenüber den Teilnehmenden. Beginne damit, einige Minuten vor dem offiziellen Start des Meetings beizutreten, um kurzfristig auftretende technische Probleme zu lösen.
Für die inhaltliche Vorbereitung gilt: Eine klare Meeting Agenda, die im Vorfeld kommuniziert wird, hilft allen Beteiligten, sich entsprechend vorzubereiten. Sie trägt zu einer strukturierten und effizienten Besprechung bei. Als Veranstalter:in des Meetings solltest du selbst für eine Agenda sorgen, als teilnehmende Person kannst du dich höflich danach erkundigen, falls dir zum Termin keine weiteren Informationen vorliegen.
2. Technik-Check
Ein Technik-Check mit genügend zeitlichem Vorlauf minimiert die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen durch technische Schwierigkeiten.
Häufige technische Fehlerquellen und ihre Lösungen
• Schlechte Internetverbindung: Eine instabile oder langsame Internetverbindung kann zu Unterbrechungen, schlechter Audio- und Videoqualität und Verzögerungen führen. Lösung: Überprüfe deine Internetgeschwindigkeit vor dem Meeting und positioniere dich möglichst nah am Router. Für wichtige Meetings gehe auf Nummer Sicher und wähle eine kabelgebundenen Verbindung, um die Stabilität zu verbessern.
• Softwareprobleme: Abstürze der Meeting-Software oder Kompatibilitätsprobleme können den Zugang zum Meeting verzögern oder verhindern. Lösung: Stelle sicher, dass die Meeting-Software upgedated ist, gerade wenn du diese Software eine Weile nicht mehr benutzt hast.
• Fehlende Berechtigungen und Einstellungen: Probleme mit Mikrofon- oder Kamerafreigaben können dazu führen, dass du nicht gehört oder gesehen wirst. Lösung: Überprüfe die Systemeinstellungen, um sicherzustellen, dass die Meeting-App Zugriff auf Kamera und Mikrofon hat. Teste auch diese Einstellungen vor dem Meeting.
• Audio-Feedback und Echo: Diese Probleme entstehen oft, wenn Teilnehmende ohne Kopfhörer in der Nähe von Mikrofonen sitzen. Lösung: Die Verwendung von Kopfhörern kann Feedback und Echo verhindern. Stelle außerdem sicher, dass nur das Mikrofon aktiv ist, das du verwendest, und dass andere Geräte, etwa dein Handy, stummgeschaltet sind.
• Unzureichende Beleuchtung und Hintergrundlärm: Ein dunkler Raum oder laute Hintergrundgeräusche können die Professionalität und Verständlichkeit beeinträchtigen. Lösung: Positioniere dich so, dass dein Gesicht gut beleuchtet ist, idealerweise mit einer Lichtquelle vor dir. Versuche, in einem ruhigen Raum teilzunehmen, oder verwende ein Mikrofon mit Rauschunterdrückung.
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3. Aktive Teilnahme fördern
Aktives Zuhören und die Vermeidung von Ablenkungen sind grundlegend, um allen Teilnehmenden Wertschätzung entgegenzubringen. Dies zeigt sich unter anderem durch Blickkontakt mit der Kamera und verbale oder nonverbale Zustimmung. Klare und deutliche Kommunikation sowie das Einhalten der Reihenfolge beim Sprechen sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Zudem sollte das Mikrofon stummgeschaltet werden, wenn man nicht spricht, um Störgeräusche zu vermeiden.
Durch das bewusste Management des Kameraeinsatzes können Online-Meetings zu einem produktiveren und inklusiveren Erlebnis werden, das aktive Teilnahme und effektive Kommunikation fördert. Dafür ist es hilfreich, wenn zu Beginn des Meetings klare Richtlinien zum Umgang mit der Kamera kommuniziert werden. Dies kann Unsicherheiten vorbeugen und eine einheitliche Meeting-Etikette fördern. Idealerweise gilt dabei: Ermutigung statt Zwang. Die Ermutigung zum Einschalten der Kamera sollte auf Verständnis und Flexibilität basieren. Die Entscheidung, die Kamera zu verwenden, sollte die persönlichen Umstände und das Komfortniveau der Teilnehmenden berücksichtigen.
4. Kleidung und Umgebung meistern
Ein professionelles Erscheinungsbild ist auch in der virtuellen Welt essentiell. Dazu gehört die Wahl eines neutralen, aufgeräumten Hintergrunds oder eines zurückhaltenden Hintergrundbildes ebenso wie die angemessene Kleidung. Und nein: lediglich den Oberkörper in Hemd oder Bluse zu hüllen, ist nicht ausreichend. Ein gedankenloses Aufstehen, das Verrücken des Laptopbildschirms oder ähnliches sollen nicht zu Jogginghosen- oder Boxershorts-Blitzern führen. Die Wahl eines angemessenen Outfits von Kopf bis Fuß sichert dich nicht nur gegen unvorhergesehene Situationen ab, sondern versetzt dich auch mental in eine adäquate Stimmung für ein Online-Meeting.
5. Datenschutz und Respekt im digitalen Raum
Die Privatsphäre und der Datenschutz müssen auch in Online-Meetings gewahrt bleiben. Dies beinhaltet den verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Informationen. Wenn Sitzungen aufgezeichnet werden, sollte dies zu Beginn klar kommuniziert werden. Heimliche Screenshots oder Handy-Fotos sind ein No-Go! Nur ein respektvoller Umgang miteinander stärkt das Teamgefühl und fördert eine offene Kommunikationskultur.
6. Die Nachbereitung: Ein Schlüssel zur Effizienz
Die Arbeit endet nicht mit dem Ausloggen aus dem Meeting. Eine zeitnahe Nachbereitung, inklusive der Versendung von Protokollen oder der Aufzeichnung des Meetings, hilft, das Besprochene zu verankern und die Umsetzung zu beschleunigen.
Einblick in die Praxis: Was Studien sagen
Eine Studie von Thomson Reuters, die 48 Millionen Online-Meetings analysierte, zeigt, dass trotz anfänglicher Bedenken hinsichtlich Produktivität und Engagement, Online-Meetings effektiv zur Unternehmensbindung beitragen können. Ein interessanter Aspekt ist dabei, dass sich in Folge der Coronapandemie die Dynamik von Meetings verändert hat: Online-Meetings sind im Durchschnitt kürzer und haben weniger Teilnehmende, was spontane und fokussierte Diskussionen fördert. Sie sind damit effizienter geworden.
Die Zukunft der Meetings: Hybrid und nachhaltig
Die Erkenntnisse aus verschiedenen Studien deuten darauf hin, dass hybride Veranstaltungen, die sowohl Präsenz- als auch Online-Elemente umfassen, zunehmend an Bedeutung gewinnen. Dies eröffnet neue Wege, um Engagement und Zusammenhalt im Team zu stärken, indem die Vorteile beider Welten kombiniert werden. Nachhaltigkeit und der sinnvolle Einsatz digitaler Tools werden dabei als zentrale Faktoren gesehen, die die Zukunft der Arbeitswelt maßgeblich prägen werden.
Fazit: Mehr als nur ein Meeting
Online-Meetings sind weit mehr als nur ein digitales Zusammenkommen. Sie sind eine Chance, das Teamgefühl zu stärken, indem sie eine Plattform für effiziente, respektvolle und inklusive Kommunikation bieten. Indem du die hier vorgestellten Regeln beachtest und anwendest, trägst du zu einem Arbeitsumfeld bei, das von gegenseitigem Respekt, Professionalität und Produktivität geprägt ist.
