Meetings ohne Struktur können echte Zeitfresser sein, wodurch die Produktivität leidet und die Motivation im Team sinkt. Doch das muss nicht so sein: Durch sorgfältige Vorbereitung und eine gut strukturierte Agenda lassen sich Meetings effizient und erfolgreich gestalten. Dieser Artikel verrät, was eine gute Meetingstruktur ausmacht und was in eine perfekte Meeting Agenda gehört.

1. Ziele des Meetings festlegen

Die wichtigste Frage vor der Erstellung einer Meeting Agenda lautet: Ist es überhaupt notwendig, ein Meeting zu planen? Oder ist der Austausch per Telefon oder E-Mail eine sinnvolle Alternative? Ist ein Meeting jedoch unerlässlich ist, gilt es, den Zweck des Meetings klar zu definieren und die Ziele der Besprechung festzulegen. Hierbei hilft die Frage: Soll es ein informatives oder ein anordnendes Meeting werden? Eine klare Zielsetzung dient dazu, die richtigen Themen und Teilnehmenden für die Besprechung auszuwählen.

2. Die Teilnehmenden sorgfältig auswählen

Die Auswahl der Teilnehmenden ist ein wichtiger Schritt bei der Planung eines erfolgreichen Meetings. Hier sollte das Augenmerk darauf liegen, dass alle relevanten Personen eingeladen sind und somit alle wichtigen Entscheidungen getroffen werden können. Dabei gilt: Auf keinen Fall zu viele Personen einladen, da dies ein echter Effizienz-Killer für die Besprechung werden kann.

3. Themen sammeln und ordnen

Der wichtigste Bestandteil einer Meeting Agenda sind die zu besprechenden Themen. Diese sollten nach Wichtigkeit geordnet werden. Für jedes Thema ist ein vorgesehener Zeitrahmen festzulegen. Dabei kommt es darauf an, realistische Zeitlimits zu wählen, um allen Themen gerecht zu werden und sicherzustellen, dass das Meeting pünktlich endet. Faustregel für eine Standard Agenda: Maximal sechs Themen für das Meeting wählen, damit alle Teilnehmenden gut orientiert sind.

4. Zeitrahmen setzen

Jedes Meeting erfolgreiche Meeting hat einen klaren Zeitrahmen. Für die Planung einer gelungenen Business Meeting Agenda ist die 60:20:20-Regel ein guter Anhaltspunkt. Diese sieht vor, dass (nur!) 60 Prozent des Meetings auf die Diskussion der Agenda-Themen entfallen. Rund 20 Prozent der Zeit entfällt auf die Besprechung unvorhergesehene Aspekte oder Themen. Die restlichen 20 Prozent gilt es für das Drumherum einzuplanen, also für soziale Aktivitäten wie Begrüßung, Smalltalk oder Pausen.

5. Online oder Präsenz-Meeting? Die beste Wahl treffen

Nicht immer ist sofort klar, ob ein Präsenz- oder Online-Meeting die beste Wahl ist. Online-Meetings sind bequem und sparen Zeit und Reisekosten. Präsenz-Meetings sind die beste Wahl, um eine persönliche Beziehung aufzubauen, etwa zu neuen Kolleginnen und Kollegen. Der direkte Austausch von Blicken, Gesten und Körperhaltungen ist wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und eine vertrauensvolle Basis für die Zusammenarbeit zu etablieren. Die Agenda für ein Kick-Off-Meeting sollte daher idealerweise zu einem Präsenz-Termin einladen.

Als professioneller Anbieter von Besprechungsräumen liefert Office Club den perfekten Rahmen für Präsenz-Meetings. Unsere deutschlandweiten Konferenzräume in zentraler Lage bieten Comfort-Atmosphäre und eine inspirierende Umgebung für jede Besprechung. Die Meeting-Räume sind hochwertig eingerichtet, technisch voll ausgestattet und haben Platz für bis zu 20 Personen.

6. Auf technische Ausstattung, Atmosphäre und Verpflegung achten

Nicht unerheblich für ein erfolgreich verlaufendes Meeting sind eine top funktionierende technische Ausstattung und eine Comfort-Atmosphäre. Moderne Präsentationstechnik und ein angenehmes Ambiente tragen dazu bei, dass sich die Teilnehmenden wohlfühlen und sich besser auf das Meeting konzentrieren können. Um ein erfolgreiches Meeting zu planen ist gerade für längere Besprechungen der Faktor Verpflegung nicht unerheblich, um den Teilnehmenden genug Energie für die Besprechung zu geben. Ein Catering-Service, wie ihn auch Office Club in seinen Konferenzräumen anbietet, hilft dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: ein erfolgreiches Meeting abzuhalten.

Diese Tipps runden die erfolgreiche Planung und Durchführung eines Meetings ab:

• VORHER: Alle Teilnehmenden rechtzeitig einladen! Im Idealfall bekommen diese die Meeting Agenda vorab. Dies gibt den Teilnehmenden genug Zeit, sich auf das Meeting vorzubereiten.

• IM MEETING: Ein erfolgreiches Meeting beginnt pünktlich und hält sich an den Zeitplan, den die Meeting Agenda vorsieht. Die Meetingstruktur navigiert alle Teilnehmenden wie eine Leitplanke durch das Meeting und sorgt für eine effiziente Diskussionskultur. Die Meeting Agenda ist damit auch eine Checkliste für die Besprechung.

• DANACH: Nach einem Meeting dient ein Protokoll dazu, alle wichtigen Punkte zusammenzufassen: Es hilft, das Meeting Revue passieren zu lassen und hält die Ergebnisse fest. Auch eventuell getroffene Entscheidungen, Maßnahmen und Follow-Up-Termine gehören in ein Protokoll.

Fazit: Eine gute Business Meeting Agenda dient zur Vorbereitung eines Meetings und zugleich als Checkliste für dieses. Eine durchdachte Meetingstruktur ist wie ein Wegweiser, der die Besprechung auf Kurs hält und diese zu einem effizienten und erfolgreichen Meeting macht.