Outsourcing: Vorteile nutzen, Nachteile umschiffen

Outsourcing hat viele Vorteile: Durch die Kooperation mit spezialisierten Dienstleister:innen können Unternehmen Kosten sparen. Das gilt besonders, wenn es um einmalige oder seltene Aufgaben und serviceorientierte Arbeitsbereiche geht. Externe Expert:innen verfügen über Erfahrungen und Fachwissen, von denen dein Unternehmen profitieren kann. Dies spart wertvolle Einarbeitungszeit und hilft insbesondere Start-ups, schnell effizient arbeiten zu können.

Aber Vorsicht: Eine zu enge oder unflexible Bindung an einen Dienstleister birgt das Risiko von Abhängigkeiten, zum Beispiel können Störungen in deren Betriebsablauf direkt auf das eigene Geschäft durchschlagen. Deshalb solltest du bei der Wahl von Service-Dienstleistern neben Know-how vor allem auf Verlässlichkeit und Flexibilität achten.

Die folgenden fünf Outsourcing-Tipps helfen dir dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Tipp 1: Erkenne, was dein Unternehmen selbst leisten kann, und was nicht

Es ist entscheidend, genau zu analysieren, welche Aufgaben dein Unternehmen intern bewältigen kann und welche besser an externe Dienstleister übertragen werden sollten. Deine Motivation fürs Outsourcing sollte also nicht bloß sein, Arbeit „loszuwerden“. Du solltest strategisch abwägen, welche externen Dienstleistungen deinem Unternehmen ein Plus an Professionalität und Effizienz verleihen. So dient Outsourcing dazu, dein Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen.

Ein einfaches Beispiel: Als Start-up im E-Commerce-Bereich macht es wenig Sinn, in-house eine Fachkraft für die Website-Entwicklung einzustellen. Die Auslagerung dieser Aufgabe an eine spezialisierte Webagentur ermöglicht dem Start-up, sich auf die Produktentwicklung zu konzentrieren, während erfahrene Expert:innen ihr Fachwissen in Entwicklung und Wartung der Website stecken. Wenn du dich für eine Agentur entscheidest, garantiert dir auch die Personaldecke des externen Dienstleisters Vertretungs-Verfügbarkeiten, von denen du nicht profitieren kannst, wenn dein angestelltes Personal urlaubs- oder krankheitsbedingt nicht zur Verfügung steht.

Tipp 2: Den richtigen Dienstleister finden – so geht’s

Bei der Wahl eines Dienstleisters, sei es eine Agentur oder ein:e Freelancer:in, spielen mehrere Faktoren eine Rolle. Schaue dir zunächst die Außendarstellung an: Ist die Webseite aktuell und überzeugend? Wenn du beispielsweise eine Social-Media-Agentur suchst, prüfe, ob sie selbst in den neuesten Netzwerken aktiv und präsent ist. Vergewissere dich zudem, ob die Agentur oder die freelancende Person Referenzkund:innen hat, die etwa der Größe deines Unternehmens entsprechen. Das ist ein guter Indikator dafür, ob eure inhaltlichen und finanziellen Vorstellungen übereinstimmen werden.

Deine Outsourcing-Entscheidung sollte immer auf diesen professionellen Kriterien fußen, dabei solltest du aber auch dein Bauchgefühl nicht außer Acht lassen: Bei einer potenziellen langfristigen Zusammenarbeit ist es essenziell, dass die Chemie mit dem Dienstleister stimmt. Unternehmensphilosophien und Persönlichkeiten sollten harmonieren.

Tipp 3: Nutze Telefonservices für ständige Erreichbarkeit

Dein Telefon klingelt ständig? Gut, du hast viele interessierte Kund:innen. Das Dauerklingeln kann aber auch deinen Arbeitsfluss erheblich stören oder dein Sekretariat überbeanspruchen. Telefonservices können hier eine ideale Outsourcing-Lösung sein: Sie bieten dir die Möglichkeit, eingehende Anrufe von externen Profis entgegenzunehmen. Telefonservice-Dienstleister wie ebuero filtern die Telefonanfragen für dich, geben wichtige Informationen weiter und koordinieren mit professionellem Sekretariats-Personal Termine für dich – sei es per App oder Online-Portal. So ist die ständige Erreichbarkeit deines Unternehmens gewährleistet, ohne dass du selbst ständig verfügbar sein musst. Dabei bietet ebuero Lösungen für Unternehmen jeder Größe, egal ob es darum geht, Sekretariatsdienstleistungen komplett zu übernehmen oder dein Unternehmen bei Urlaub, Krankheit und anderen kurzfristigen Engpässen zu entlasten. So geht flexibles Outsourcing.

Tipp 4: PR- und Marketing an Expert:innen abgeben

Im schnelllebigen Feld des Marketings gibt es zahlreiche spezialisierte Aufgaben, die sich ideal an Expert:innen auslagern lassen. Spezialisierte Agenturen oder Freelancer:innen wissen, wie sie die neuesten Kommunikationskanäle und aktuelle Trends ideal für dein Unternehmen einsetzen können. Entscheide entsprechend der Größe deines Unternehmens, welchen finanziellen Aufwand du für professionelle PR-Maßnehmen betreiben kannst und willst. Für kleinere Unternehmen sind versierte Freelancer:innen mit aussagekräftigen Referenz-Projekten eine gute Wahl. Größere Unternehmen arbeiten bevorzugt mit Full-Service-Agenturen zusammen.

Jour-Fixes und regelmäßige Updates sind bei dieser Zusammenarbeit wichtige Tools für den kontinuierlichen Austausch, um auch in outgesourcten Arbeitsbereichen immer auf Stand zu bleiben.

Tipp 5: Bürokosten outsourcen und Geschäftsadresse mieten

Ein repräsentative Geschäftsadresse in Top-Lage schafft nicht nur Vertrauen bei Kund:innen und Geschäftspartner:innen, sondern spiegelt auch Professionalität wider. Statt hohe Summen für Büroflächen zu zahlen, bietet dir Office Club die Option, eine Geschäftsadresse zu mieten. Nach Bedarf und ganz deinen individuellen Outsourcing-Bedürfnissen entsprechend, kannst du bei Office Club flexibel Büro- oder Konferenzräume mieten oder ergänzend weitere Services in Anspruch nehmen: Mit dem Virtuellen Büro bekommst du ein attraktives Rund-um-Paket für dein Unternehmen, indem sich Office Club zuverlässig und diskret um alle Aspekte deines Posthandlings kümmert. Über die reine Annahme, Lagerung und Weiterleitung von Post steht dir auch ein bequemen Scanservice zur Verfügung.

Fazit: Im Kern geht es beim Outsourcing darum, die eigenen Stärken zu erkennen und sich auf diese zu konzentrieren, während Expert:innen dein Unternehmen in ihren Spezialgebieten unterstützen. Outsourcing kann, wenn richtig eingesetzt, eine effektive Methode sein, um Ressourcen zu optimieren, Kosten zu sparen und die Professionalität zu steigern. Wichtig ist, beim Outsourcing strategisch vorzugehen: Erkenne, welche Aufgaben ausgelagert werden sollten und welche intern bleiben müssen. Bei der Auswahl externer Partner:innen ist nicht nur deren Fachwissen entscheidend, sondern auch die persönliche Chemie. Zudem bieten Service-Dienstleistungen, wie Telefonservices und gemietete Geschäftsadressen passgenaue und flexible Lösungen für dein Unternehmen.