1. Nutze die Macht der Morgenroutine, um dich auf den Tag einzustellen

Eine effektive Morgenroutine ist eine persönlich zugeschnittene Sammlung von Aktivitäten. Sie zielt darauf ab, den Tag positiv und strukturiert zu beginnen. Wiederkehrende Rituale am Morgen dienen dazu, Körper und Geist auf den Tag vorzubereiten, persönliche Ziele zu fokussieren und ein Gefühl der Dankbarkeit und Zufriedenheit zu fördern. Diese sozialpsychologische Studie hat die positiven Effekte der Dankbarkeit auf das Wohlbefinden herausgestellt, was die Bedeutung einer bewussten Morgenroutine unterstreicht.

Inspiration für eine effizienzsteigernde Morgenroutine

• Aufstehen ohne Stress: Beginne deinen Tag mit dem Aufstehen zu einer festen Uhrzeit, die genügend Zeit vor der eigentlichen Arbeitszeit lässt, um die Morgenroutine ohne Eile durchzuführen.
• Flüssigkeit aufnehmen: Trinke nach dem Aufstehen ein großes Glas Wasser, um die Hydration über Nacht auszugleichen und den Stoffwechsel anzuregen.
• Meditation oder Atemübungen: Eine kurze Meditations- oder Atemübungssequenz (5-10 Minuten) hilft dir, den Geist zu zentrieren und Stress abzubauen.
• Bewegung: Eine leichte körperliche Aktivität, wie Yoga, ein kurzer Spaziergang oder eine Reihe von Dehnübungen dienen dazu, den Körper zu wecken und die Energie für den Tag zu steigern.
• Gesundes Frühstück: Ein ausgewogenes Frühstück (Porridge, Müsli, Vollkornbrot) versorgt den Körper mit genügend Energie für den Vormittag. Probiere es mit kleinen Portionen, wenn du morgens keinen Hunger hast.
• Tagesplanung: Verwende fünf Minuten, um die wichtigsten Ziele und Aufgaben für den Tag festzulegen. Dies hilft, den Tag zu strukturieren und Prioritäten zu setzen.

2. Teile deine Arbeit mit der Pomodoro-Technik in Zeit-Slots ein

Die Pomodoro-Technik, entwickelt von Francesco Cirillo in den späten 1980ern, ist eine Zeitmanagementmethode. Sie zielt darauf ab, die Produktivität durch die Einteilung der Arbeit in Zeitblöcke, sogenannte „Pomodoros“, zu erhöhen. Nach jedem Pomodoro folgt eine kurze Pause, was die Konzentration verbessert und Ermüdung sowie Burnout vorbeugt. Diese Methode ist besonders effektiv, weil sie hilft, die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten und gleichzeitig für regelmäßige Erholungsphasen sorgt.

Beispiel: Nehmen wir an, du hast ein großes Projekt bei der Arbeit, das in mehrere kleinere Aufgaben unterteilt werden kann. Am Morgen entscheidest du dich, die Pomodoro-Technik anzuwenden, um an diesem Projekt zu arbeiten.

1. Planung: Du erstellst eine Liste aller Teilaufgaben, die du heute erledigen möchtest.
2. Arbeiten: Du stellst einen Timer auf 25 Minuten und beginnst mit der ersten Aufgabe. Während dieser Zeit lässt du keine Ablenkungen zu und konzentrierst dich ausschließlich auf die Arbeit.
3. Pause: Nachdem der Timer abgelaufen ist, nimmst du dir eine fünfminütige Pause. Vielleicht stehst du auf, um dir einen Kaffee zu holen, machst ein paar Dehnübungen oder atmest ohne Blick auf den PC einfach nur tief durch.
4. Wiederholung: Nach der Pause stellst du den Timer erneut auf 25 Minuten und arbeitest an der nächsten Aufgabe oder setzt die vorherige fort, falls nötig.
5. Längere Pause: Nach vier Pomodoros (also nach etwa zwei Stunden fokussierter Arbeit) legst du eine längere Pause von 15-30 Minuten ein. In dieser Zeit kannst du einen Spaziergang machen, etwas essen oder ein Power-Nap einlegen.

3. Clean Desk Policy – Klare Gedanken durch aufgeräumte Umgebung

Eine Forschung der Princeton University weist darauf hin, dass Unordnung das Gehirn überfordern kann, was zu erhöhtem Stress und verminderter Leistungsfähigkeit führt. Die Forscher:innen fanden heraus, dass eine aufgeräumte Umgebung es dem Gehirn erleichtert, sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren und nicht von irrelevanten Objekten abgelenkt zu werden.

Außerdem kann Ordnung dazu beitragen, das Gefühl von Kontrolle und Kompetenz zu stärken, was wiederum die Arbeitsmotivation erhöhen kann.

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4. Wende die Ein-Tab-Regel im Browser an

Die Ein-Tab-Regel im Browser zu verwenden, bedeutet Multitasking zu vermeiden. Diese Strategie basiert auf der Erkenntnis, dass das gleichzeitige Ausführen mehrerer Aufgaben die Produktivität beeinträchtigen kann.

Studien im Bereich der Kognitionswissenschaft haben gezeigt, dass das menschliche Gehirn beim Multitasking nicht wirklich mehrere Aufgaben gleichzeitig verarbeitet, sondern zwischen ihnen hin und her wechselt. Dieser ständige Wechsel kostet Zeit und Energie und kann die Qualität der Arbeit verringern.

Beispiel: Nehmen wir an, du arbeitest an einem wichtigen Bericht für die Arbeit und hast gleichzeitig mehrere Browser-Tabs geöffnet: einen mit dem Bericht, einen mit E-Mails, einen für eine Recherche und vielleicht sogar einen mit sozialen Medien für die Pausen zwischendurch. Selbst wenn du glaubst, effizient zu arbeiten, führt die ständige Ablenkung durch andere Tabs dazu, dass du deine Aufmerksamkeit ständig neu fokussieren musst.

Wenn du die Ein-Tab-Regel anwendest, würdest du alle anderen Tabs schließen und nur den Tab mit deinem Bericht offenlassen. Sobald du mit diesem Segment deiner Arbeit fertig bist oder eine Pause benötigst, kannst du bewusst entscheiden, neue Tabs zu öffnen, um deine E-Mails zu überprüfen oder die benötigte Recherche durchzuführen. Diese bewusste Entscheidung zu treffen, statt impulsiv zwischen Tabs zu wechseln, hilft, deine Konzentration zu verbessern und macht dich letztendlich effizienter.

5. Probiere die 2-Minuten-Regel aus

Die 2-Minuten-Regel, ein Konzept aus David Allens „Getting Things Done“ (GTD)-Methodik, ist ein einfacher, aber effektiver Ansatz, um das Aufschieben von Aufgaben zu verhindern.

Diese Regel besagt, dass, wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, sie sofort erledigt werden sollte. Dies verhindert, dass sich kleine Aufgaben anhäufen, die später viel Zeit und Energie beanspruchen können, um abgearbeitet zu werden.

Eine To-Do-Liste kann in Kombination mit der 2-Minuten-Regel besonders wirkungsvoll sein. So geht’s:

1. Priorisierung und Bewertung: Beginne damit, alle Aufgaben aufzulisten, die du erledigen musst. Bewerte dann jede Aufgabe basierend darauf, wie lange du denkst, dass sie dauern wird. Für Aufgaben, die weniger als zwei Minuten dauern, setze ein spezielles Symbol oder markiere sie farblich.
2. Sofortige Erledigung: Nimm dir die Zeit, alle Aufgaben, die unter die 2-Minuten-Regel fallen, sofort zu erledigen. Das sofortige Abhaken dieser Aufgaben von deiner Liste reduziert nicht nur die Anzahl der offenen Punkte, sondern gibt dir auch ein sofortiges Erfolgserlebnis und motiviert dich, bei größeren Aufgaben dranzubleiben.
3. Wiederholte Überprüfung: Überprüfe deine To-Do-Liste regelmäßig auf neue Aufgaben, die in weniger als zwei Minuten erledigt werden können. Diese Methode hilft dabei, den Überblick zu bewahren und sicherzustellen, dass kleine Aufgaben nicht übersehen werden.

Fazit: Die Anwendung der hier vorgestellten Strategien kann dir helfen, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig dein Stressniveau zu senken. Probiere dich durch die fünf Methoden und beobachte, welche den größten positiven Einfluss auf deine Produktivität und dein Wohlbefinden haben. Dabei gilt, dass jede Strategie individuell angepasst, genutzt oder auch verworfen werden sollte.