Veranstaltungsraum mieten

Ein Ort für jeden Anlass

Unser geschultes Team sorgt für die freundliche Begrüßung und anschließende Verpflegung ganz nach deinen Vorstellungen. Wir können das gesamte Catering und die benötigte Ausrüstung bereitstellen – von Sound- bis hin zur Videoausstattung. Wir arbeiten dabei mit renommierten Caterern zusammen, um Menüs zu entwerfen, die den gewünschten Stil oder das Motto abrunden. Die Veranstaltungsfläche selbst kann flexibel bestuhlt und technisch ganz nach Bedarf hergerichtet werden. Wenn gewünscht, kommunizieren wir Events auch gerne an unsere Club-Community weiter.

Das Konzept steht schon oder ist noch mitten in der Entstehung? So oder so - wir freuen uns auf deine unverbindliche Anfrage. In enger Absprache erstellen wir gerne das perfekte Paket für deine Veranstaltung. Für alle Fragen zu Abläufen, Budgets, Caterings und Personal stehen wir als dir jederzeit zur Verfügung. Eine Vorab-Besichtigung des Veranstaltungsraums ist selbstverständlich kurzfristig möglich. Wir freuen uns auf deine Anfrage!

Wer ein Firmenevent plant, will nicht nur für ausreichend Platz sorgen: Ein Veranstaltungsraum muss dem Event in Sachen Kapazität, Ausstattung und Versorgung gerecht werden. Warum solltest du für deine Veranstaltung einen professionellen Veranstaltungsraum buchen, für welche Arten von Veranstaltungen eignen sich Eventräume und worauf solltest du achten, wenn du dein Firmenevent planst? Wir fassen die wichtigsten Aspekte für deine Eventplanung zusammen.

Wann brauchst du einen Eventraum? Für diese Arten von Firmenevents solltest du einen Veranstaltungsraum buchen:

Klar ist: Für ein einfaches Meeting mit bis zu 8 oder 16 Personen benötigst du keinen Veranstaltungsraum. Hierfür reicht ein einfacher Konferenzraum, in dem du mit deinem Team tagen kannst. Einen größeren Veranstaltungsraum benötigst du, wenn die Anzahl der Teilnehmer:innen für deine Firmenveranstaltung wächst. Für deine Veranstaltung kommen locker 20 bis 50 Leute zusammen, vielleicht sogar mehr? Dann solltest du dir Gedanken darüber machen, den richtigen Veranstaltungsraum zu finden! Im Vergleich zu üblichen Meetingräumen hat ein Firmenevent mit zahlreichen Gästen auch einen höheren Bedarf an technischer Ausstattung, Mobiliar, Catering und räumlicher Flexibilität. Ein Veranstaltungsraum bietet hierfür deutlich mehr Möglichkeiten, als ein übliches Büro oder auch ein guter Konferenzraum hergeben.

Veranstaltungsräume benötigst du typischerweise für Events, die ein professionelles Umfeld für einen produktiven Austausch und Diskussionen verlangen. Zu den Eventarten, die einen Veranstaltungsraum benötigen, gehören unter anderem:

• Networking-Veranstaltungen: Dein Unternehmen richtet öffentliche Diskussionen, Meetups oder Hackathons aus? Hierfür erwartest du hoffentlich zahlreiche Teilnehmer:innen und willst diese in einem großzügigen Veranstaltungsraum begrüßen können. Bei solchen Arten von Veranstaltung möchtest du, dass dein Unternehmen in einem guten Licht dasteht, anständig repräsentiert ist und in guter Erinnerung bleibt. Ein professioneller Veranstaltungsraum ist daher mehr als angebracht.

• Firmeninterne Veranstaltungen: Wenn du unternehmensweite Seminare, Versammlungen oder größere Offsites organisierst, dreht sich alles um ausreichend Platz und eine angenehme, produktive Atmosphäre. Hierfür brauchst du einen Veranstaltungsraum, der die richtige Größe und die passende Ausstattung hat. Das Ziel ist oft auch, dass sich alle Teilnehmer:innen auf die Veranstaltung konzentrieren können. Wenn sich der Veranstaltungsraum außerhalb des Büros befinden, kannst du genau das erreichen.

• Veranstaltungen für Stakeholder, Kund:innen und Fans: Es gibt unterschiedliche Anlässe für Veranstaltungen, bei denen interne wie externe Leute von deinem Unternehmen in einem Veranstaltungsraum zusammenkommen. Es kann sich hierbei um eine Keynote, einen Produktlaunch, einen Eventtag oder eine Agenturenversammlung handeln, bei denen du viel Platz für zahlreiche Gäste benötigst. Solche Events brauchen einen Veranstaltungsraum mit viel Sitzmöglichkeiten, Catering und gegebenenfalls auch die Möglichkeit für Breakout-Sessions, Produktdemos und kleinen Arbeitsgruppen.

Stehst du nun vor der Aufgabe, ein Firmenevent zu managen? Vielleicht hast du aus Kostengründen sogar in Erwägung gezogen, die Veranstaltung im selben Bürogebäude stattfinden zu lassen – es könnte schließlich kostengünstiger sein. Das ist allerdings ein Irrglaube.

Wir selbst haben bereits viele Events veranstaltet und mit vielen Eventmanager:innen zusammengearbeitet. Sie alle haben gemein, dass sie erfolgreiche Events veranstalten wollen, denn bereits kleine Fehler bei der Eventplanung können schwerwiegende Folgen haben. Für sie gibt drei zentrale Gründe, warum sie es vorziehen, ihr Firmenevent in einem Veranstaltungsraum auszurichten:

Vorteil 1 für Veranstaltungsräume: Ein Veranstaltungsraum bietet mehr Kapazität

Wie viele Gäste erwartest du für deine Veranstaltung? In der Regel haben bürointerne Veranstaltungsräume nie genug Platz, um mehr als 8 oder 16 Leute in einem Raum zu versammeln. Möglicherweise kannst du einen Großraum im Büro als Veranstaltungsraum benutzen, aber dann wirst du mit erheblichen Einschränkungen rechnen müssen: Hast du ausreichend Platz fürs Catering? Gibt es die Möglichkeit, kleine Arbeitsräume für Gruppen und kleine Seminare einzurichten? Gibt es genügend Sanitäranlagen? Und hast du die personellen Ressourcen, um fürs Wohlbefinden aller zu sorgen? Ein Veranstaltungsraum gibt dir nicht nur mehr Raum, sondern auch mehr Freiraum für ein erfolgreiches Firmenevent.

Vorteil 2 vom Veranstaltungsraum: Mehr Möglichkeiten für Events

Ein Veranstaltungsraum zeichnet sich durch die hohe Flexibilität aus, mit der er sich an den Bedarf deiner Veranstaltung anpassen kann. Es geht dabei nicht allein um ausreichend Platz für alle Gäste: Ein guter Veranstaltungsraum ist wandelbar! Das Mobiliar im Veranstaltungsraum ist hierfür genauso entscheidend wie die Ausstattung an Technologie. Durch die Bestuhlungsmöglichkeiten kannst du große Präsentationen an der Leinwand mit Podiumsgesprächen veranstalten, du kannst aber auch Schreibtische dazustellen und professionelle Großkonferenzen oder Hackathons abhalten. Ein Veranstaltungsraum richtet sich ganz nach deinen Bedürfnissen – nicht nur räumlich, sondern auch zeitlich:

Wir haben nicht selten Veranstaltungen gesehen, die über mehrere Tage in einem Veranstaltungsraum stattgefunden haben. Solche mehrtätigen Veranstaltungen waren aufgrund der hohen Flexibilität vom Veranstaltungsraum auch nach dem dritten Tag noch abwechslungsreich und lebendig – kurz: erfolgreich.

Vorteil 3 für Events im Veranstaltungsraum: Repräsentativer für dein Unternehmen

Stell dir vor, du mietest keinen Veranstaltungsraum und nutzt dein Bürogebäude dafür. Welchen Eindruck macht es auf die Gäste, wenn in diesem Veranstaltungsraum das übliche Arbeitschaos stattfindet, das Catering durch das ganze Büro getragen wird und die Veranstaltung oder sogar Seminare durch klingelnde Telefone und umherirrende Kolleg:innen gestört werden? Es macht mehr Sinn, einen Veranstaltungsraum zu mieten, mit dem du und dein Unternehmen professionell wirken, alles störungsfrei abläuft und die Veranstaltung einen bleibenden positiven Eindruck hinterlässt.

Worauf du achten solltest, wenn du einen Veranstaltungsraum suchst und buchst

Nicht alle Veranstaltungsräume sind gleich und je nach Art der Veranstaltung hast du andere Anforderungen an einen Raum. Allerdings gibt es reihenweise Punkte, die du für deinen Veranstaltungsraum berücksichtigen solltest:

• Ausstattung vom Veranstaltungsraum: Hat der Veranstaltungsraum ausreichend bequeme Stühle, Tische sowie eine Garderobe für alle Gäste? Gibt es eine Bühne, ein Stehpult und auch Trennwände? Was ist mit Tischflächen, um Kaffee, Getränke, Snacks und Mahlzeiten anzubieten?

• Größe vom Veranstaltungsraum: Wie viele Gäste planst du fest ein? Und ist der Veranstaltungsraum flexibel genug, um den Veranstaltungsraum für spontan hinzukommende Teilnehmer:innen zu erweitern? Und umgekehrt: Kannst du den Veranstaltungsraum spontan verkleinern, falls doch weniger Leute als geplant zum Firmenevent kommen?

• Technische Ausstattung im Veranstaltungsraum: Je nach Veranstaltung brauchst du Flachbildschirme, Lautsprecher, Beamer und Leinwände. Unbedingt sollte der Veranstaltungsraum ausreichend Steckdosen und ein starkes WLAN liefern.

• Lage vom Veranstaltungsraum: Deine Gäste sollen ihre Zeit auf dem Firmenevent verbringen – nicht auf dem Weg dorthin. Für Veranstaltungsräume sollte die Lage gut angebunden und idealerweise zentral sein.

• Wie barrierearm ist der Veranstaltungsraum? Denk an deine Gäste, die deine Veranstaltung im Rollstuhl besuchen werden. Der Veranstaltungsraum muss für sie barrierefrei sein. Treppen ohne Aufzug oder nicht ebenerdige Flächen dürfen keine Showstopper werden.

• Flexibilität bei der Raumgestaltung: Veranstaltungsräume sollten flexibel sein, damit sie sich auf dein Firmenevent anpassen können. Brauchst du einen großen Veranstaltungsraum und kleine separate Räume, beispielsweise für Seminare? Willst du Partner:innen ermöglichen etwas auszustellen und benötigst hierfür mehr Tische und Trennwände?

• Catering beim Veranstaltungsraum: Welche Verpflegungsoptionen gibt es für den Veranstaltungsraum? Idealerweise kümmert sich das Management vom Veranstaltungsraum für das leibliche Wohl deiner Gäste und sorgt in Absprache mit dir für die Verpflegung.

• Personal beim Veranstaltungsraum: Tische zurechtrücken, schmutziges Geschirr wegräumen, Kaffee nachschenken … es gibt zahlreiche Aufgaben, die bei einem Event in einem Veranstaltungsraum anfallen und die professionell gehandhabt werden sollten. Wenn dein Veranstaltungsraum personelle Ressourcen anbietet, ist das ein echter Mehrwert: Sie kennen den Standort und wissen, wie sie für einen störungsfreien Ablauf sorgen.

• Dauer der Veranstaltung: Kannst du den Veranstaltungsraum auch für mehrtägige Veranstaltungen mieten?

Wie gehe ich vor, wenn ich den richtigen Veranstaltungsraum finden und mieten will?

Wenn du auf dieser Seite gelandet bist, hast du vielleicht schon den perfekten Veranstaltungsraum gefunden. Das Allerwichtigste für dein Firmenevent ist jedoch, dass es erfolgreich ist und deine Gäste, Stakeholder und Kolleg:innen zufrieden sind. Überlege dir deswegen vorab, welchen Bedarf an einen Veranstaltungsraum du hast und bei welchen Herausforderungen du Hilfe wünschst. Vergiss nicht, dass Anbieter:innen von Veranstaltungsräumen selbst auch Profis im Eventmanagement sind und dich beraten können. Sie können (und sollten!) mit dir besprechen, ob ihr Veranstaltungsraum deinen Anforderungen wirklich gerecht wird und wie sie deine Wünsche erfüllen können.

Unbedingt solltest du den Veranstaltungsraum vorher besuchen und dir einen persönlichen Eindruck machen: Ist er groß genug, modern und sauber? Macht das Personal einen freundlichen Eindruck? Wenn du bei all diesen Fragen und den oben genannten Punkten einen grünen Haken machen kannst, steht deinem erfolgreichen Firmenevent nichts im Wege.