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Meetings produktiver machen

Meetings brauchen klare Strukturen

Meetings brauchen klare Strukturen

Das Problem kennen Gründer, Selbstständige oder Freelancer, vor allem aber Angestellte - egal ob sie gerade im Coworking Space neue Formen der Zusammenarbeit erleben oder ganz klassisch an ihrem angestammten Schreibtisch im Unternehmen beschäftigt sind: Es gibt zu viele Meetings und die allgemeine Meetingkultur lässt stark zu wünschen übrig.

Meetings sind ziemlich unbeliebt

Für fast alle von uns sind sie täglicher oder sogar mehrmals täglich stattfindender Bestandteil des Arbeitsalltags. Doch für etwas, das wir so häufig und damit vermeindlich routiniert absolvieren, sind diese Arbeitstreffen erstaunlich unpopulär. Eine ganze Reihe von Kritikpunkten äußern Berufstätige immer wieder – und die Kritik zieht sich vom einfachen Angestellten bis hin in die Geschäftsführung durch.

Kräftezehrend, ziellos und lästiges Hindernis

Sie alle bemängeln immer wieder, dass Meetings zu ziellos vor sich hintreiben, dass sie viel zu lange dauern und dass diese Termine wie Hindernisse im Arbeitskalender liegen. Dementsprechend fühlen sich viele Teilnehmer unmotiviert und regelrecht ausgelaugt, was nicht nur den Zeit-, sondern vor allem auch den Energiehaushalt angeht.

Keine Struktur bedeutet keine Entscheidungen

Ebenfalls sehr oft kommt es vor, dass niemand die Diskussionen wirklich strukturiert leitet und die Unterhaltungen dadurch schnell entgleisen. Das führt dann dazu, dass keine Entscheidungen getroffen werden und anschließend keiner weiß, was eigentlich zu tun ist.

Bewusstsein für den Wert entwickeln

Aus diesen Gründen gibt es mittlerweile sehr viele Ratgeber, die den Teilnehmern dabei helfen soll, ihre Meetings besser zu machen. Ganz am Anfang sei es wichtig, so Steven Rogelberg, der sich an der Universität von North Carolina der „Meeting Science“ widmet, dass die Führungskräfte des Meetings ein Bewusstsein dafür entwickeln, wie wertvoll die Zeit, die Energie und all die Gedankenleistungen all jener ist, die ihre Zeit für das Treffen zur Verfügung stellen.

Der Weg dahin - dass dieser Respekt auch wirklich gelebt wird - sollte dabei nach folgender Struktur ablaufen:

1.  Vorbereitet sein. Für den Leiter des Meetings gehört dazu, dass er vorab eine Agenda entwickelt. Für die anderen Teilnehmer bedeutet es, dass sie die Agenda gelesen und alles vorbereiten haben, was sich realistisch daraus ableitet.

2. Zu einer wirklich wertstiftenden Anwesenheit gehört auch, dass man pünktlich erscheint, aufmerksam zuhört und empathisch spricht.

3. Bei längeren Meetings kann es gleich vorab das Stresslevel senken und Vertrauen unter den Kollegen aufbauen, wenn man die Teilnehmer einen kurzen „Temperaturcheck“ machen lässt: Fühlt sich jemand blockiert, gestresst, erschöpft oder besonders energiegeladen?

4. Wichtig ist auch, dass der Moderator von Anfang an Verantwortung übernimmt und die Ziele des Meetings klar in den Fokus rückt. Verantwortung muss aber auch jeder einzelne übernehmen, indem er oder sie die Agenda bei Bedarf hinterfragt und ergänzt und zudem die Aufgaben übernimmt, die sich aus dem Meeting ergeben.

5. Nicht zu unterschätzen ist auch das Mitschreiben. Jeder sollte für sich die Ziele, die Entscheidungen und die weiteren Schritte dokumentieren. Dazu sollte es einen zusätzlichen Protokollanten geben, der ein lebendes Dokument anfertigt, das den Fortschritt bei den Zielen und die Ergebnisse der Projekte jedes Treffens festhält. Das hat den Vorteil, dass eventuelle Neueinsteiger zu jeder Zeit sehr schnell den Status des Projekts und seinen Werdegang nachvollziehen können.

6. Rekapitulieren: Wenn es zu Ergebnissen gekommen ist und Entscheidungen gefallen sind, ist es eine gute Idee, dass jeder Teilnehmer noch einmal in seinen eigenen Worten ausdrückt, was bis wann zu tun ist.

7.  Die Zeit schätzen: Wenn man das Gefühl hat, dass man an einem Punkt angekommen ist, den man für Zeitverschwendung hält, dann sollte man sich das Recht nehmen, die Versammlung zu verlassen.

8.  Klarheit mitnehmen: Ein gutes Meeting gibt seinen Teilnehmern das Gefühl, dass sie dadurch einen kleinen Energieschub erhalten haben – denn alles, was jetzt zu tun ist, sollte klar sein.

Gefühl für die Balance finden

Darüber hinaus gibt es noch einige weitere hilfreiche Ansatzpunkte, mit denen sich Meetings verbessern lassen: So ist es empfehlenswert, wenn der Moderator ein Gefühl für die Balance der Gruppe entwickelt und darauf achtet, dass keiner in den Diskussionen zu kurz kommt. Umgekehrt sollte er auch im Blick haben, wenn besonders meinungsfreudige Teammitglieder gewisse Fragen immer wieder neu diskutieren wollen oder andere Mitglieder nicht ausreden lassen.

Moderieren lernen

In diesem Zusammenhang ist es auch empfehlenswert, wenn sich der Versammlungsleiter in der Technik der Moderation schulen lässt. Oft haben Meetings den Nebeneffekt, dass so mancher sie als Bühne betrachten und entsprechend zur Selbstinszenierungen nutzt. Das gilt es durch Moderation einzudämmen.

Das Umfeld muss passen

Auch das Umfeld des Meetings sollte bezüglich der Ziele und der angestrebten Arbeitssituation hinterfragt werden. Gerade für kreative Aufgaben, die beispielsweise in einer offenen Diskussion besprochen und erarbeiten werden sollen, gilt es, ein dazu passendes Ambiente zu schaffen. Helfen kann hier das Anmieten externer Konferenzräume für ein „Offsite-Meeting“. So lassen sich Impulse setzen und das Denken ganz konkret aus dem gewohnten Umfeld herausholen.

Tipp: Nicht jedes Meeting ist notwendig

Und noch ein wichtiger Rat zum Schluss: Man sollte immer auch überprüfen und fragen: Muss dieses Meeting überhaupt sein? Oder ließen sich die Ziele auch anders erreichen und die Aufgaben anders lösen? Denn wenig macht einen Mitarbeiter glücklicher als überflüssige Meetings, die gar nicht erst stattfinden.


 

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