Warum ist der Trend zum virtuellen Büro so durchschlagkräftig?

Das virtuelle Büro ist eine Antwort auf die sich wandelnden Anforderungen der modernen Arbeitswelt. Seit der Gründung von Office Club vor über zehn Jahren haben wir eine deutliche Zunahme von Unternehmen beobachtet, die sich für die Vorteile eines virtuellen Büros interessieren. Besonders in den letzten Jahren hat die Digitalisierung viele Unternehmen dazu veranlasst, ihre Arbeitsweisen neu zu definieren. Die Coronapandemie hat zudem dazu beigetragen, dass Unternehmen ihre Arbeitsmodelle überdenken und flexibler gestalten mussten.

Was genau verbirgt sich hinter dem Begriff ‚Virtuelles Büro‘?

Virtuelle Office-Konzepte können eine Ergänzung zum bestehenden Präsenz-Büroalltag sein oder als ausschließliche Remote-Lösung umgesetzt werden. Dabei gibt es immer mehr Unternehmen, die virtuelle Büroservices nutzen, um nur noch im digitalen Raum zu arbeiten, auch unter dem Begriff 'Zero Office' bekannt. Diese Entwicklung ist vor allem für Start-ups, Freelancer:innen und kleinere Unternehmen zu beobachten, da die Kosten für ein physisches Büro, besonders in begehrten Innenstadtlagen, oft nicht tragen wollen oder können. In diesem Sinne ist das virtuelle Büro eine effiziente Möglichkeit, Büroservices zu nutzen und sich als Unternehmer:in auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, ohne in kostenintensive Miete, Nebenkosten, Einrichtung und Instandhaltung investieren zu müssen.

Das Virtuelle Büro von Office Club zum Beispiel ist ein Rund-um-Paket für Unternehmen jeder Größe. Wir bieten neben der Anmietung von virtuellen Büros zusätzliche Dienstleistungen wie beispielsweise Telefonannahme, Postweiterleitung oder Meetingraumbuchungen an. In Kombination mit einer gemieteten Geschäftsadresse fungiert unser Virtuelles Büro somit als vollwertiger Firmensitz.

Welche Vor- und welche Nachteile haben virtuelle Büros?

Die größten Vorteile eines virtuellen Büros sind Kosteneffizienz und Flexibilität. Viele moderne Unternehmen, insbesondere in den Bereichen IT, E-Commerce und Dienstleistungen, arbeiten von Natur aus digital und benötigen keine physische Präsenz mehr. Alle Geschäfte werden online abgewickelt, wodurch ein traditioneller Büroraum oft überflüssig wird. Außerdem ist das Konzept eines virtuellen Büros für kleinere Firmen interessant, die festgestellt haben, dass ihre wenigen Angestellten ohnehin lieber im Home-Office arbeiten, sodass die bisherigen Büroräume meist verwaist sind. Selbst wenn ein Unternehmen physische Räumlichkeiten benötigt, etwa für gelegentliche Meetings oder Workshops, kann es kosteneffizienter sein, diese bei Bedarf anzumieten, anstatt ständig Räumlichkeiten vorzuhalten.

Natürlich gibt es auch Herausforderungen, etwa wenn sich ein junges Unternehmen entscheidet, ausschließlich im virtuellen Büro zu arbeiten: Die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen ist möglicherweise nicht so eng wie bei Firmen, die eine Mischform aus Remote-Arbeit und Präsenzbetrieb anbieten.

Für welche Business-Modelle ist das virtuelle Büro besonders geeignet?

Virtuelle Bürolösungen sind nicht nur für Selbstständige wie z.B. Journalist:innen, Anwälte oder Berater:innen, sondern für Unternehmen jeglicher Größe eine attraktive Option: Die Flexibilität und Skalierbarkeit eines virtuellen Büros bietet Einzelpersonen oder Unternehmen die Möglichkeit, schnell auf Veränderungen im Geschäftsumfeld zu reagieren. Das Produkt kann problemlos skaliert werden – bei Office Club zum Beispiel durch die unkomplizierte Hinzubuchung flexibler Arbeitsplätze, privater Büros oder Konferenzräume.

Für international agierende Unternehmen bieten virtuelle Büros zudem die Möglichkeit, schnell und einfach Präsenzen in verschiedenen Ländern oder Städten aufzubauen, ohne in physische Büroräume investieren zu müssen. Dabei spielt auch die Talentakquise in Bezug auf (Zweig-)Niederlassungen in Kombination von virtuellem Büro und Coworking-Space bzw. Business Center eine immer wichtigere Rolle: Die Möglichkeit, remote zu arbeiten, ist für viele Arbeitnehemende ein entscheidender Faktor bei der Jobwahl. Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle anbieten, haben oft einen Vorteil im Wettbewerb um die besten Köpfe.

Zu guter Letzt schützt ein virtuelles Büro die Privatsphäre, indem es Unternehmern ermöglicht, eine Geschäftsadresse zu verwenden, ohne ihre persönliche Wohnadresse öffentlich preisgeben zu müssen – dies ist insbesondere im Kundensegment Content Creator/Influencer entscheidend.