Zur Person: Standortleiterin Susanne Bielstein

Werdegang: Susanne Bielstein ist gelernte Bürokauffrau und seit 2001 im Unternehmen bzw. dem Office Club Vorgänger in München tätig. Sie begann 2001 im Backoffice (Sekretariatsleistungen und Schriftverkehr) und ist 2007 zur Standortleiterin aufgestiegen.

Arbeitsmotto: Die Standortleiterin legt viel Wert auf einen professionellen, besonnenen Umgang: „Es ist mein Anspruch, auch in Herausfordernden Situationen ruhig und freundlich zu bleiben. Im Zweifel hilft es, einmal tief durchzuatmen, um mit der nötigen Ruhe eine Lösung zu finden. Das ermöglicht mir, immer einen konstruktiven Blick auf das Geschehen zu haben.“

Besondere Eigenschaften: Die Position als Standortleiterin verlangt ein ausgeprägtes Organisationstalent, wie Susanne Bielstein erklärt: „In meinem Beruf profitiere ich von meiner Fähigkeit, stets den Überblick zu wahren. Außerdem helfen mir mein Koordinationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.“

Der Standort-Umzug vom Office Club München stand Ende 2022 fest – und ist am 1. März 2023 Realität geworden. Vom alten Standort an der Unsöldstraße ging es an den Karlsplatz (Hausnummer 3), wie der Stachus offiziell heißt. Standortleiterin Susanne Bielstein erinnert sich: „Sobald der Umzug beschlossene Sache war, haben wir hier vor Ort unsere Mieterinnen und Mieter informiert. Bis auf einen Kunden – für den sich der Arbeitsweg gravierend verlängert hätte – sind alle mitgezogen“, freut sie sich.

Vorab-Besichtigungen im Rohbau

Um die Mieterinnen und Mieter für den neuen Standort am Stachus zu gewinnen, war nicht nur Vertrauen, sondern auch Vorstellungskraft gefragt, erklärt Susanne Bielstein: „Natürlich habe ich Vorab-Besichtigungen mit den Mieterinnen und Mietern durchgeführt. Doch die neue Fläche am Stachus war zu Beginn noch ein Rohbau. Die Etage, in die wir gezogen sind, wurde komplett für die Bedürfnisse des Office Clubs kernsaniert.“ Die Standortleiterin hebt hervor, wie wichtig der Austausch in dieser Phase war: Sie führte nicht nur Besichtigungen im Rohbau durch, sie präsentierte ihren Mieterinnen und Mietern auch Grundrisse und Pläne, um ihnen eine Vision des zukünftigen Standortes zu vermitteln. „Deshalb kam es auch nicht zu bösen Überraschungen“, freut sich Susanne Bielstein: „Die Reaktionen auf die fertiggestellten Räumlichkeiten am neuen Standort waren durchweg positiv.“

„Im Vorfeld eines Umzugs läuft viel parallel“

Um so eine Mammutaufgabe erfolgreich zu koordinieren, bedarf es vor allem der Fähigkeit zum Multi-Tasking, um den Überblick bewahren. Die Standortleiterin Susanne Bielstein, seit über 20 Jahren im Unternehmen, erklärt: „Im Vorfeld eines Umzugs läuft viel parallel: Ein Umzugsunternehmen muss gefunden werden. Alte Verträge müssen gekündigt, neue verhandelt werden. Gleichzeitig finden Informationsgespräche mit den Mieterinnen und Mietern statt – und das alles, während der Normalbetrieb am alten Standort natürlich weiterläuft.“

Abgesehen von den offensichtlichen Herausforderungen eines Standortumzugs, ist es wichtig, auch die kleineren Details im Auge zu behalten, so Susanne Bielstein: „Jeder Dienstleister musste informiert werden, vom Klopapier- bis zum Kaffemaschinenlieferanten. Denn bei der nächsten Wartung der Kaffeemaschine soll dieser nicht überrascht vor dem alten Standort stehen und sich fragen, wo der Office Club geblieben ist.“ Auch solche Details sind entscheidend für einen reibungslosen Übergang zum neuen Standort.

Tag des Umzugs

Am Tag des Umzugs, der Ende Februar 2023 stattfand, lief alles reibungslos ab. Das Umzugsunternehmen ging planvoll Büro für Büro vor, die Mieterinnen und Mieter hatten ihre Umzugssachen in Kartons verstaut, die mit den neuen Büronummern versehen waren. Die Kisten wurden dann in die entsprechenden neuen Büros gebracht. Bis auf einen Mieter von zwei Büros, der eigene Möbel mitbrachte, wurde die gesamte Möblierung bereitgestellt.

Was außerdem einen reibungslosen Übergang ermöglichte: Die grundlegende Infrastruktur, einschließlich Internet, war am Tag des Umzugs durch unsere IT-Abteilung bereits installiert worden. Und so konnten die Mieterinnen und Mieter bereits am Folgetag des Umzugs, am 1. März 2023, in ihren neuen Büros am Stachus wie gewohnt ihrer Arbeit nachgehen.

Das bietet der neue Standort

Der neue Standort des Office Clubs München am Stachus bietet auf einer Etage rund 600 Quadratmeter Fläche, eine deutliche Vergrößerung im Vergleich zur alten Bürofläche. Die Anzahl der Büros ist gleichgeblieben, jedoch gibt es nun einen eigenen OpenSpace mit Coworking Arbeitsplätzen, den es vor dem Umzug im Office Club München noch nicht gab.

Der neue Standort am Karlsplatz 3 umfasst auf einer Etage fast 20 Büros, zwei Konferenzräume und besagten Coworking-Bereich mit mehreren Arbeitsplätzen.

Die Umgebung am neuen Standort ist lebhaft und vielfältig, eine Fußgängerzone mit vielen Restaurants und Einkaufsmöglichkeiten befindet sich in unmittelbarer Nähe. Vom Hauptbahnhof ist der Standort in wenigen Minuten fußläufig einfach zu erreichen. Die Standortleiterin weist zudem auf ein nebenan gelegenes Parkhaus hin: „Ein echter Vorteil gegenüber dem alten Standort, denn damit hat sich die in München mitunter schwierige Parkplatzsuche für unsere Mieterinnen und Mieter sowie deren Kund:innen erledigt“. Nicht zuletzt sei die repräsentative Adresse ein echter Vorteil in der Kommunikation mit Kundinnen und Kunden, wie Susanne Bielstein betont: „Vom Stachus hat jede:r schonmal gehört, selbst wenn man von außerhalb kommt.“

Von der Übergangsphase zur Warteliste

Innerhalb von kurzer Zeit waren dank vieler Besichtigungen bereits im Frühjahr alle Büros und flexiblen Arbeitsplätze in München bereits vermietet. Susanne Bielstein weist darauf hin: „Heute existiert eine umfangreiche Warteliste für die Büros, die von einem bis zu 20 Arbeitsplätzen pro Einheit reichen.“

Die Standortleiterin bilanziert: „Unsere Mieterinnen und Mieter, vorwiegend aus den Branchen Unternehmens- und Finanzberatung (dank des gegenüberliegenden Justizpalastest) sowie Anwältinnen und Anwälte, fühlen sich sehr wohl und planen zu bleiben. Lächelnd fügt sie hinzu: „Genau wie ich.“